Få bugt med dræber-møderne
Mange møder er spild af tid, men ingen gør noget ved det. Mindst af alt chefen. Nogen skal tage ansvaret for at lede mødet sikkert i havn. Vælg en mødefacilitator og bak helhjertet op, lyder ekspertens råd.
Bla, bla, bla, bla … klokken nærmer sig halv 11, og sekretæren i direktionen skifter igen stilling på stolen. Mødet skulle have varet fra ni til ti, men nu har mellemlederen fra it-afdelingen igen taget ordet. Bla, bla, bla, bla … Hans kollega i Personale har sagt det samme for ti minutter siden, men it-fyren vil lige tilføje, at bla, bla, bla, bla … Mødedeltagerne keder sig, to af dem har lagt kuglepennen fra sig i håb om at signalere, at nu er emnet vist uddebatteret, men nu kommer mellemlederen fra Personale på banen igen … og bla, bla, bla, bla …
Om lidt vil mødedeltagerne rejse sig fra ovalbordet og føle, at tirsdagen er startet på minus fem, fordi formiddagsmødet blev 50 procent længere end planlagt, og opgaverne, telefonbeskederne og kollegernes frustrationer over ikke at kunne komme i kontakt har hobet sig op, mens mødet trak ud. Og så kom der vist ikke engang nogen beslutning ud af det, gjorde der?
Problemet
I private virksomheder betegner hver femte medarbejder møder som spild af tid, og i det offentlige er det ikke et hak bedre, fortæller Ib Ravn, der er lektor på Danmarks Pædagogiske Institut. Han forsker i den danske mødekultur, og har siddet med ved striber af kommunale møder.
”Det er sjældent, jeg kan overraske folk, når jeg beskriver det dårlige møde, for alle kender det udmærket godt selv. Det er møder, der trækker ud, folk, der taler for længe eller bare snakker ud ad en tangent, det er uklare dagsordner, uklarhed om beslutninger og så bare generelt folk, der keder sig,” fortæller lektoren fra DPU.
Så alle kender det, men ingen gør noget ved det. Og endnu værre: Alle er med til at vedligeholde den slappe, danske mødekultur. Ingen siger fra. Men hvorfor fortsætter vi med at spilde hinandens tid på ineffektive møder? Forklaringen skal findes i vores stolte – men ikke altid så hensigtsmæssige – demokratiske traditioner, mener Ib Ravn.
”Det er resultatet af 30-40 års dansk egalitær arbejdskultur og rundkredspædagogik. Den udbredte opfattelse af, at ingen er mere end andre, at vi er lige gode alle sammen og har derfor også lige ret til at tale. Så bliver mødet selvorganiserende, og mødedeltagerne signalerer til chefen, at 'vi klarer det bedst selv',” forklarer han.
Jante er med
Mange medarbejdere opfatter møder som en rundbordssamtale, hvor alle bare orienterer alle i stedet for at have fokus på, hvordan mødet kan gavne virksomhedens kunder eller brugere.
Men janteloven er også i spil.
Det ligger i os danskere, at man ikke skal stikke næsen for langt frem – også hvis man er chef – og danske ledere opfører sig som regel ikke som autoriteter, men det må de se at få lært, mener Ib Ravn, for det, der skal til for at komme de langtrukne dræber-møder til livs, er lidt gammeldags autoritær ledelsesstil.
”Mange ledere tror, at bare de har sendt en dagsorden ud, så har de gjort, hvad de kunne, men det er langtfra nok. Ved ethvert møde skal der være èn, der styrer gruppen igennem forløbet og gør det let at deltage i mødet. En møde-facilitator, som er ordstyrer og har ansvar for at holde tiden og holde fokus. Det er også møde-facilitatoren, der kan – og skal – skære igennem og sørge for, at der ikke er nogen, der giver sig til at afspore mødet,” lyder forslaget fra Ib Ravn.
Mødefacilitatoren kan være en leder, eller det kan være en kollega. Men det skal være en person, der har naturlige evner for at lede et møde.
”Ud af fem kolleger, for eksempel fem sagsbehandlere i en socialforvaltning, vil der normalt kun være en eller to, der har talent for at være mødefacilitator, så det er ikke en opgave, der skal gå på omgang. Det vigtige er, at han eller hun på forhånd har fået mandat fra resten af kollegerne til at være den, der bestemmer, og at alle forstår nødvendigheden af at bakke op om det mandat,” understreger Ib Ravn.
