Excel-ark og Windows-stifinder sikrer indkøb efter reglerne: ‘Det behøver ikke at være sværere’

Et Excel-ark, Windows-stifinder, systematik og én ansvarlig medarbejder.

Flere ingredienser behøves ikke for at kunne holde snor i, hvorvidt indkøb for over 80 mio. kr. om året sker i overensstemmelse med danske og europæiske udbudsregler.

Sådan lyder erfaringerne fra det kommunalt ejede Billund Vand & Energi, der bruger et simpelt system til at overvåge udgifterne, så selskabet til alle tider har et godt overblik over, om varer og tjenester bliver indkøbt til den mindste pris og den bedste kvalitet.

- Det behøver ikke at være sværere. Jeg er ikke tilhænger af store tunge, integrerede økonomisystemer, der koster en million, og som hvert tredje år skal fornyes til et opdateret system - som så igen koster os omkring en million, siger Ole Johnsen, der er adm. direktør hos Billund Vand & Energi.

Arbejdet giver ikke kun ro i maven hos selskabets direktion, men også hos bestyrelsesmedlemmer og revisorer, der hvert år får en udførlig årsberetning over, hvorvidt Billund Vand & Energis indkøb er foregået i tråd med reglerne.

Selskabets interne overvågning af indkøb og udbud blev i første omgang igangsat på grund af et lovkrav, der betød, at alle kommunale vandselskaber fra 2010 og fremefter var tvunget til at overvåge alle indkøb.

Folketinget ophævede siden lovkravet i 2016, men hos Billund Vand & Energi er erfaringerne så gode, at selskabet har fortsat sin praksis. Det ville sågar være 'tåbeligt' ikke at fortsætte overvågningen, mener direktør Ole Johnsen.

Regneark og lavpraktik

Mens Billund Vand & Energi foretager kontrollen af selskabets millionindkøb, har det i mange år stået helt anderledes til i andre dele af den offentlige forsyningssektor.

Siden maj sidste år har kommunen.dk dokumenteret ulovlige indkøb uden om udbudsreglerne for i alt 663,6 mio. kr. hos de fem affaldsselskaber Amager Ressource Center (ARC) i hovedstadsområdet, Reno Nord i Aalborg, Argo ved Roskilde, Reno Syd i Skanderborg og hos AFLD ved Herning.

Hos flere af de pågældende affaldsselskaber lyder forklaringen på de omfattende regelbrud, at der simpelthen ikke har været 'tilstrækkeligt fokus på udbudsreglerne'.

Men det står helt ander-ledes til i Billund, forklarer den adm. direktør.

- Vores interne overvågning er vores arbejdsredskab til at sikre, at vi overholder lovkravene i henhold til udbudsreglerne. Det er samtidig en god og enkel måde at skabe overblik over, om alle opgaver kan - eller skal - konkurrenceudsættes, forklarer Ole Johnsen.

Det er vandselskabet selv, der har lavet sit værktøj til overvågningen. Det består helt lavpraktisk af Excel-ark, hvor omsætningen til leverandørerne er registreret, mens en bagvedliggende mappestruktur indeholder alle relevante kontrakter, rammeaftaler, udbudsmateriale og andet dokumentation relateret til indkøbene.

På den måde kan selskabet holde øje med, om en kontrakt, der i 2018 lå under tærskelværdierne i udbudsreglerne, er på vej til at blive udbudspligtig i det nye år.

- Der er jo rigtig mange, der gerne vil sælge os meget avancerede og dyre systemer, og der er også rigtig mange, der simpelthen ikke kan forstå, at vi kan holde styr på vores sager, når vi har sådan en praksis, som vi har, siger den adm. direktør og fortsætter:

- Men jeg har min stifinder i Windows, og det virker fint. Vi genererer vores ting automatisk, hver gang vi laver en ny sag, fordi vi kører det hele på skabeloner, og hold fast vi sparer mange penge på det.

Syn for sagen

I selskabets seneste årsberetning, som er afleveret til bestyrelsen, findes der blandt andet overblik over alle årets udgifter til leverandører, i alt 461 stk., der har modtaget alt mellem 933 kr. og 2,5 mio. kr. i løbet af 2017.

- Ud over det årlige beretningsudtræk til bestyrelsen bruger vi systemet til at lave opfølgning hver måned, hvor vi kontrollerer, om der er foretaget indkøb, hvor vi ikke kan identificere eller fastslå, om der ligger en aftale på indkøbet, forklarer Ole Johnsen.

Systemet giver syn for sagen, og det bliver hurtigt tydeligt og klart for det kommunalt ejede selskab, hvis procedurerne og dokumentationen ikke er på plads, fortæller direktøren.

- Det tredje år, efter vi havde indført systemet, viste et af vores udtræk, at det kun var 40 pct. af alle vores samarbejdsaftaler og udgifter til eksterne leverandører, som vi havde en aftale med. Og så tænkte jeg shiiiiit, det er gået galt det her, siger han.

Det viste sig dog, at det ikke var gået helt så galt.

- Vi havde rammeaftaler med leverandørerne, men vi havde bare ikke fået lagt dem ind i systemet. Det viser, hvor vigtigt det er at holde øje med kontrakterne.

Udbudslovgivning, Excel-ark, registreringer og alt, hvad der følger med, kan dog godt være nogle lidt udefinerbare og tørre størrelser at have med at gøre for medarbejderne.

Derfor var det særligt vigtigt for organisationen, at medarbejderne kunne se effekten af anstrengelserne i hverdagen.

- Vi har i alle årene haft en frugtordning, hvor medarbejderne kan tage et stykke frugt i løbet af arbejdsdagen. Da vi udbød denne lillebitte udgift, fik vi leveret dobbelt så meget frugt til ca. to tredjedele af den tidligere pris. Medarbejderne kunne jo se, at mængden af frugt blev øget, og det er jo til at forstå, siger Ole Johnsen.

Åh nej, mere administration

I første omgang blev systemet dog ikke implementeret frivilligt.

Vejen mod indkøbsovervågningen gik gennem regulering via vandsektorloven i 2010. Her skulle vandselskaberne nu udføre ‘intern overvågning’ af indkøb, der havde til formål at forebygge diskrimination af leverandører.

- Vi tænkte jo: åh nej, endnu en administrationstung opgave, der koster flere penge at udføre, end vi får tilbage. Det viste sig med det samme at være forkert, siger han.

Hos Billund Vand & Energi blev opgaven uddelegeret til en medarbejder i kunde- og økonomiafdelingen, som fik hovedansvaret for at få tingene til at lykkes.

- Hun gik simpelthen rundt og snakkede med os, specielt med projektlederne, hvor hun var rundt og følge op, når de manglede at udfylde skemaerne. Og projektlederne sagde jo 'åh nej, mere administration' i starten, men de fandt jo hurtigt ud af, at det ikke var så slemt, forklarer direktøren.

I dag er rutinerne på plads, og alle nyansatte får kontrolopgaven ind med modermælken fra start. Men systemet blev dog ikke indført helt uden sværdslag.

- Jeg har da haft et par af vores gamle ingeniører, der kom med fra kommunen efter selskabsudskillelsen, som strittede lidt. De følte, at den interne overvågning medførte en ekstra arbejdsbyrde. Nu skulle de jo til at udfylde et skema på hver enkelt aftale og tage stilling til nogle ting. Det tog dem jo flere timer, mente de. I praksis tog det måske 10 minutter. Men de skulle jo gøre noget, som de ikke plejede, siger Ole Johnsen.

Når medarbejderne og indkøberne indrapporterer deres handlinger, kan informationerne siden krydskontrolleres med kontrakterne. Her kommer den økonomi-ansvarlige ind i billedet.

- Vi kontrollerer løbende hver måned, hvad vi har haft af indtægter og udgifter, og hvem vi har haft af samarbejdspartnere, så vi ved, om indkøbene sker inden for reglerne, forklarer han.

Den månedlige kontrol i Billund adskiller sig fra den måde, som en lang række af landets største kommunale affaldsselskaber har arbejdet på. Her har det som tidligere beskrevet af kommunen.dk vist sig, at store millionkontrakter i årevis er fløjet under radaren. Det er bl.a. foregået, fordi flere af selskaberne hverken har haft et indkøbssystem eller en central indkøbsafdeling, der holder styr på, hvad affaldsselskabernes mange enkelte afdelinger køber ind.

- For os har vores system den effekt, at vi blevet meget dygtigere til at hente tilbud hjem, også selv om vi ligger langt, langt under tærskelværdierne, siger Ole Johnsen.

Netop journalisering af kontrakter og andet relevant dokumentation er helt afgørende for, at offentlige selskaber overhovedet har en chance for at overholde udbudsreglerne, forklarer Per Nikolaj Bukh, professor ved Institut for Økonomi og Ledelse, Aalborg Universitet.

- Hvis selskaberne ikke har et overblik, så kan de meget nemt komme til at lave fejl uforvarende, siger Per Nikolaj Bukh.

Først og fremmest handler om det om at være bevidst om, at reglerne overhovedet eksisterer, ligesom det er nødvendigt, at ledelsen har fokus på at overholde udbudsreglerne.

- Det er bestyrelsens opgave at sikre sig, at direktionen har styr på det. Man skal simpelthen have nogle interne retningslinjer for, hvordan det her skal håndteres, så de, der står for det, er bekendt med reglerne, siger han.

På kryds og tværs

Udover at holde styr på kontrakterne og dokumenterne måler og vejer Billund Vand & Energi også selskabets indkøb på tværs af branchen. Det sker via et netværk af lokale vandselskaber, der deler viden om indkøbspriser på kryds og tværs.

Ved at kombinere disse erfaringer med den interne overvågning får regnskabsafdelingen i Billund bedre muligheder for at opdage, om selskabet smider penge ud ad vinduet på kontrakter, der har højere priser end det, som andre selskaber betaler.

- Vi kan fx helt præcis gå ind og se, hvad det koster for os at drive vores biler, og hvorfor det er, at vores biler måske er for dyre - sammenlignet med, hvad andre betaler. Hvis vi har handlet hos det samme lokale bilfirma over flere år, så kan det jo være, at vi skal vælge at konkurrenceudsætte opgaven næste gang. Også selvom vi ikke kommer over tærskelværdierne, men fordi det ser ud, som om andre får den samme ydelse eller opgave til en billigere pris, siger han og fortsætter:

- Jeg skal jo effektivisere vores omkostninger med gennemsnitligt 2 pct. om året, og det er meget svært, hvis vi ikke køber ind på markedsvilkår.

Over for andre kommunale selskaber fremhæver den adm. direktør særligt én ting, der skal til for at lykkes med lignende tiltag:

- Vi har én person, der har fået det her som ansvars-opgave, og dermed er hun ambassadør for, at vi bruger systemet. Hvis vi havde købt lignende ydelser eksternt, ville vi ikke have haft en ambassadør, der kan tage ansvaret for det og løfte andre medarbejdere med ind i systemet. Jeg vil påstå, at alle selskaber har én, der brænder for det her, og som mener, at det er interessant og vigtigt at få lavet den her årsrapport, siger direktøren.