Ok, topledelsen har fattet, at digitalisering ikke kun er en teknisk opgave – det er i høj grad også et strategisk tema. Alligevel oplever flere, at det er svært at flytte fokus fra simpel porteføljestyring til et strategisk indhold af topledelsens drøftelser om digitalisering. Og så glider digitalisering ud af den strategiske dagsorden – som sand mellem fingrene.

På baggrund af rundbordssamtaler med 19 offentlige topchefer har Dansk IT udgivet et white paper, der peger på syv strategiske spørgsmål, som topledelsen bør forholde sig til:

1. Hvordan integreres digitalisering i kerneopgaverne?

De faglige kerneopgaver som vedligeholdelse af kommunens ejendomme kan ofte klares mere effektivt med digital understøttelse. I andre tilfælde er ikke-digitale løsninger at foretrække, eller hybride løsninger, hvor f.eks. indsamling af data i en socialsag sker ved hjælp af kunstig intelligens, mens selve sagsbehandlingen og vurderingen foretages af en faglig medarbejder. 

Fagledere må vurdere, om konkrete teknologier kan understøtte kerneopgaven, men topledelsen har en opgave i at sætte en digital ambition og rammerne for denne.

2. Hvordan undgår man kompleksitet og fremmer simple løsninger?

De fleste kommuner har ca. 400 it-systemer, hvoraf mange er afhængige af hinanden. Det er komplekst at overskue, anvende og vedligeholde i praksis. 

Topledelsen har derfor en væsentlig opgave i at forlange enkelthed og brugervenlige løsninger – f.eks. når det foreslås at indkøbe et nyt mødebooking-system, og der allerede eksisterer flere af disse på tværs af kommunen.

3. Hvordan tilpasses digitalisering skiftende behov?

Effektivisering kræver standardisering og skalering af digitale løsninger, f.eks. ved samarbejde med andre kommuner om chatbots. 

Samtidig ændres lovgivning, de teknologiske muligheder og borgernes behov hurtigt. Derfor må topledelsen finde den strategiske balance mellem standardisering og tilpasning til forskellige og skiftende behov, mens faglederne forholder sig til de konkrete løsninger.

4. Hvordan bliver digitalisering relevant for organisationens borgere og virksomheder?

Investeringer i teknologi skal opleves som værdifulde af dem, der bruger dem. Topledelsen bør derfor insistere på brugerinddragelse og at stille spørgsmål som: ”Hvad får borgerne egentlig ud af det her?”

5. Hvordan skabes plads til digital udvikling i en organisation med tung drift?

Kommuner er tunge driftsorganisationer, hvor f.eks. borgernes genoptræning af rygskader ikke lige kan aflyses pga. udviklingsprojekter. 

Derfor er det en vigtig opgave for topledelsen at finde balancen mellem hensynet til driften i hverdagen og at prioritere nysgerrighed og ressourcer til fortsat digital fornyelse, der sikrer relevante tilbud også om tre år.

6. Hvordan skabes digitalt mindset hos ledelse og medarbejdere?

Topledelsen må skabe en digital forståelse i organisationen, der gør den digitale løsning til en mulighed. 

Det enkleste vil ofte være at afprøve teknologier i praksis, så ledere og medarbejdere kan vurdere, om det f.eks. giver mening at lade Copilot bidrage til at skrive mere forståelige borgerbreve.

7. Hvordan fastholdes digitalisering på organisationens strategiske dagsorden?

Digitalisering er de færreste toplederes kernekompetence. Derfor er det ofte nødvendigt at finde rutiner, der sikrer digitaliseringsperspektivet en plads på organisationens strategiske dagsorden. 

Digitalisering er en ressource på linje med økonomi, og derfor kan man lade sig inspirere af, hvordan økonomi er en dimension i de fleste sager.

Meget mere end teknologi

Digitalisering er ikke bare teknologi – det er en ny måde at tænke løsning af kerneopgaver, organisering og ledelse på. Det kræver, at topledelsen ikke blot reagerer på det digitale pres, men proaktivt former det digitale potentiale og organisationens kapacitet til at tage imod digitaliseringen. Det er en stor udfordring, men ikke raketvidenskab.