De havde lige bundet det sidste glas bobler og fået pakket resterne af kransekage væk, da statsminister Mette Frederiksen (S) lukkede Danmark onsdag den 11. marts.

Forfatterne bag håndbogen ‘Facilitering af onlinemøder - sådan får du engagement og ejerskab gennem skærmen’ har ligget vandret lige siden. Deres viden, research og tips er mere efterspurgte, end de nogensinde havde turdet drømme om, og håndbogen med den Danmarkshistoriske udgivelsesdag går som varmt brød.

- Mange af de hjemsendte medarbejdere har jo næsten ingen erfaring med onlinemøder. De kan ikke forstå, de føler sig så trætte, uengagerede og desillusionerede bagefter. Men det er altså helt normalt. Selv når et onlinemøde er veltilrettelagt og fungerer, som det skal, kan det føles som at have løbet en halvmaraton. Et onlinemøde er mindst dobbelt så hårdt arbejde for hjernen og psyken som et fysisk møde, siger den ene af de to forfattere, certificeret stresscoach, cand mag i psykologi, tidligere byrådsmedlem i Halsnæs og professionel mødefacilitator Katrine Kent.

Amputeret kommunikation

Hun medgiver, at der under coronakarantænen kan være flere grunde til at føle sig træt og stresset: Hjemmearbejde og hjemmeskole ved samme spisebord. Længsel efter hverdagens struktur, kollegerne og vennerne. Uvished og utryghed. 

- Men vores research og erfaring viser, at samarbejde og ledelse på nettet i sig selv er en kæmpe udfordring for vores relationer, kommunikation og trivsel. På onlinemøder kan vi ikke aflæse hinandens kropssprog, kaste hurtige bekræftende blikke eller høre undertonerne i det, der bliver sagt. Vi bliver nødt til at gætte os frem, vi gætter ofte forkert, og så bliver det efterhånden svært at finde mening i samarbejdet, forklarer Katrine Kent. 

Den amputerede kommunikation har konsekvenser for alle deltagere, ikke mindst mødelederen. Som en af dem, en anonym konsulent fra en statslig styrelse, udtrykker det i bogen:

'Der er intet engagement, så mit eget engagement forsvinder også, og jeg vil bare aflevere budskabet. For mig er de virtuelle møder et helt dødt medie.’ 

- Uvisheden om, hvor vi har de andre, forstyrrer og gør det svært at holde fokus. Det virker måske smart, at deltagerne bare kan slukke for kameraet og mikrofonen, hvis de lige skal hente kaffe eller på toilettet. Men det er også en demotiverende faktor. Og når mødelederen så spørger ‘Er der nogen kommentarer’, tænker de fleste bare, at ‘det skal i hvert fald ikke være mig, der trækker det her i langdrag’, siger Katrine Kent. 

Overdrivelse fremmer forståelsen

Onlinemøder bliver let forcerede og uengagerede. Og det øger risikoen for flere misforståelser. Kommunikationen skal være glasklar og gerne lidt for meget, anbefaler forfatterne:

- Vi bør faktisk overkommunikere en hel del. Smile mere end vi plejer. Virke mere imødekommende. Nikke, når vi er med eller enige. Til et fysisk møde kan du godt sidde og være ret neutral, men virtuelt kommer sådan en neutral distance til at virke afvisende og uengageret, siger Katrine Kents medforfatter, mødefacilitator, dramaturg og indehaver af konsulentvirksomheden Playmakers Mette Ullersted.

- Men råb ikke! Det kan være fristende, fordi alle er så langt væk fysisk, men volumen gør ikke dine budskaber mere overbevisende.

- Det er lidt det samme, vi kender fra de sociale medier. Lunten bliver kortere, fordi vi ikke kan se hinanden. En kommentar, der måske ikke var ment som kritik, bliver misforstået, og så udvikler det sig ellers lynhurtigt til en afsporet fødekæde af hadefulde angreb. Det skal man være bevidst om, ikke mindst når man sidder og holder onlinemøde med sine nærmeste kolleger, siger Katrine Kent.

Et helt nyt kollegasprog

Kolleger skal virkelig kende hinanden godt for at bruge ironi på onlinemøder. Skurvognssnak og smådrillerier bliver også let misforstået og ryger ud af proportioner. Hvis misforståelserne først får sat gang i en negativ spiral, kan det blive svært at reparere relationerne, når vi kommer tilbage på arbejde, advarer hun.

Kommunikationen på onlinemøder skal være tydelig og konstruktiv, og så skal der sættes flere rammer op end på fysiske møder. Uanset om teknikken driller, må der for eksempel ikke være tvivl om, hvor lang tid mødet kan tage. Er det over en time, bør der lægges pauser ind, og mødet skal varieres. Mindst hvert 10. minut skal der ske noget nyt, understreger forfatterne.

Arbejdspladser, der holder mange onlinemøder, udvikler deres eget visuelle skærmsprog med forskellige håndtegn, fælles traditioner og emojis.

Det kan tage toppen af mange misforståelser og lette mødeledelsen at have faste signaler for eksempelvis:

‘Ja, jeg er med.’

‘Vent! Jeg synes ikke, vi har uddebatteret det her emne.’

‘Jeg er enig. Lad os nu komme videre!’

‘Hej allesammen. Godt at se jer!’

‘Jeg har brug for en opsummering…’

‘Kan vi tage en pause snart?’

Energien skal tændes

Katrine Kent og Mette Ullersted foreslår desuden at sende balloner ud på chatten, når der er noget at fejre såsom fødselsdage og små triumfer for teamet.

- Vi har snakket meget om behovet for ‘virtuel kage’. Hvordan vi lige får samlet kollegerne til en lille nærværende pause for at styrke fællesskabet. Fyraftensøl og kage kan virke akavet på en skærm, men det er så afgørende for vores trivsel og samarbejde, at vi lige mødes, siger Mette Ullersted. 

- Når vi kun har kontakt på nettet, kan det være rigtig svært at dele den der følelse af, ‘Pyh, endelig er det fredag’. Men vi har brug for det, så vi må se at få det lært, siger Katrine Kent.

For at give nærværet, energien, engagementet og fællesskabet lidt bedre kår online foreslår de to forfattere blandt andet at bruge chatrooms undervejs i længere møder. Dele deltagerne op og lade dem snakke sammen to og to, fordi alle dermed bliver nødt til at være aktive og til stede.

I det hele taget gælder det om at få deltagerne til at bidrage så meget som muligt for at bevare et fælles fokus. For eksempel ved at bruge powerpoint og bede alle om at tegne på de slides, der bliver delt. Men selv når folk er aktive, er det vigtigt, at de med jævne mellemrum kan se hinanden på skærmen.

Icebreakers mod sorte huller

‘For mig er onlinemøder som ’sorte huller’. Al energi og beslutningskraft bliver suget væk…’ skrev en samarbejdspartner til de to forfattere, da hun hørte, de var i gang med bogen.

Til at forebygge disse 'sorte huller’, den lidt matte fornemmelse af at tale til sit eget ekko, der kan opstå, når en gruppe mennesker skal kommunikere virtuelt, har de to forfattere udviklet nogle uformelle indledende mødeledergreb, de kalder ‘icebreakers’.

For eksempel kan man bidrage til følelsen af at sidde i samme rum ved at bede alle vende kameraet og vise de omgivelser, de sidder i. Eller man kan bede deltagerne præsentere deres virtuelle ‘sidemand’.

- I det virtuelle rum kan vi ikke i fællesskab løfte energien, som vi kan i det fysiske rum. Vi er nødt til at gøre noget bevidst for at få deltagerne til at føle sig trygge, tændte og til stede, forklarer Katrine Kent.

- Det behøver ikke tage mange minutter, men vi kan lidt bedre finde hinanden, hvis vi lige tjekker ind, før mødet går i gang. Og vi sætter af med en bedre energi, end hvis deltagerne bare kommer dryssende ind og er tavse, fordi de ikke lige ved, hvor mange der lytter med.

Amygdala hijack

For det er ligesom trætheden bagefter en helt normal reaktion at blive angst og forvirret, hvis der for eksempel pludselig skal svares på et uforberedt eller uklart spørgsmål. ‘Amygdala hijack’ kalder de to forfattere det, når en mødedeltager bliver så presset, at hjernen kortvarigt lukker ned. Det kan for eksempel ske, hvis man bliver bange eller føler sig ydmyget. Et ‘Amygdala hijack’ kan være så voldsomt, at man hverken kan huske eller høre, hvad der bliver sagt. Og da slet ikke svare.

Det er en tilstand, de fleste holder for sig selv og føler sig alene med. Ikke noget, man fortæller de andre deltagere.

Men for mødelederen er det afgørende at vide, at det sker, understreger forfatterne. Alt skal løbende opsummeres. Ellers taber man nogle af de stille deltagere, der sidder og bruger al deres energi på at skjule, at de ikke er med. Eller som Katrine Kent siger:

- Løbende opsummering er den næstbedste løsning. Den bedste vil selvfølgelig være, at ingen deltagere bliver bragt i den situation eller i det mindste tør sige det højt. At vi bliver bevidste om, at hjernen er på overarbejde, når vi holder online-møder og bliver enige om, at det er ok at føle sig usikker og isoleret, få de her blackouts og føle sig fuldstændig udmattet bagefter. Det er tegn på, at hjernen arbejder, som den skal. Den er udfordret, men den prøver virkelig.