Billede

Kontorrobotterne kommer! Og København går foran

København har købt software, som kan klare opgaver, der før blev varetaget af kontoransatte. Alle kommuner vil indenfor nær fremtid have såkaldte kontor­robotter, forventer ekspert. Og det kan koste stillinger.

organisation

Af Frederik Buhl Kristensen | [email protected]

Det er ikke længere kun de varme hænder på plejehjemmene, der skal konkurrere med robotter. Også de såkaldt kolde hænder, der står for lønudbetaling og andre kommunale kontoropgaver, begynder at få konkurrence fra robotterne.

Københavns Kommune indkøbte i slutningen af sidste år sin første kontorrobot, der blev sat til at skrive standardbreve ved blandt andet fratrædelse af medarbejdere, og kommunen har siden købt flere robotter.

- Robotterne kan udføre simple tasteopgaver, som medarbejderne før brugte timer på. Det giver bedre kvalitet og rettidighed, fordi vi kan bruge medarbejderne til i stedet at lave fagligt komplekse opgaver, siger Mads Buch Andersen, kontorchef i Københavns Kommunes Koncern IT. Han understreger, at det ifølge ham ikke er planen, at automatiseringen skal resultere i nedlæggelse af stillinger.

- Der er stigende krav om dokumentation, så robotterne kan aflaste, så vi ikke bruger endnu mere tid på at dokumentere og arkivere, siger han.

Alligevel forventer kommunen at spare over 1 million kroner i 2016 på automatiseringen af løn- og personaleadministrationen.

“Det giver bedre kvalitet og rettidighed, fordi vi kan bruge medarbejderne til i stedet at lave fagligt komplekse opgaver.”

Andre vil følge trop

Især finanssektoren har de seneste år taget kontorrobotter til sig, mens kommunerne endnu halter bagud i udviklingen, fortæller Frank Skov. Han er analysechef i centrum-venstre-tænketanken Cevea og stod sidste år bag en stor analyse om automatiseringen af det danske arbejdsmarked.

Ifølge ham er der store gevinster at hente ved automatisering, så det er kun et spørgsmål om tid, før robotterne også indtager kommunerne.

- Når landets kommunaldirektører ser, at de kan spare millioner ved at indføre kontorrobotter, kommer det til at sprede sig. København går forrest, og det vil formentlig være en katalysator for udviklingen, siger Frank Skov.

Trods navnet er kontorrobotter ikke fysiske objekter, men computerprogrammer, der hjælper forskellige systemer med at tale sammen. Københavns Kommunes seneste robot, som kommunen har fået implementeret af Carve Consulting, skal således sørge for at indhente al den nødvendige dokumentation, der skal bruges til at afstemme de mange kontantkasser fra eksempelvis kommunens plejehjemskiosker. Dermed har robotten klaret det forberedende tastearbejde, inden en kontormedarbejder færdiggør afstemningen.

”Når landets kommunaldirektører ser, at de kan spare millioner ved at indføre kontorrobotter, kommer det til at sprede sig. København går forrest, og det vil formentlig være en katalysator for udviklingen.”

Ni ud af ti opgaver

Tillidsrepræsentant i Københavns Kommunes løn- og personaleafdeling Jeanette Elith bekræfter, at kontorrobotterne “endnu ikke” har betydet nedlagte stillinger hos kommunen.

- Der skal stadig være medarbejdere, der indberetter de oplysninger, robotten skal bruge, og bagefter kontrollerer, at det, den har gjort, er rigtigt. Men om robotterne bliver så dygtige, at de i fremtiden også kan klare de opgaver, er svært at svare på, siger hun.

Fremtiden kan vise sig usikker. Ifølge Ceveas analyse kan 9 ud af 10 HK-opgaver om 10 til 15 år være erstattet af automatisering. Det får dog ikke kontorfunktionærernes fagforening, HK, til at frygte for fremtiden.

- Spørgsmålet er, hvad man vil opnå med automatiseringen. Jeg mener ikke, det er klogt kun at fokusere på besparelser, men hvis man vil højne kvaliteten ved at frigøre ressourcer, kan vores medlemmer bruge mere tid på borgernære og mere komplekse opgaver, siger næstformand i HK Kommunal Mads Samsing, der understreger, at HK derfor vil fokusere på opkvalificering af medlemmerne.

Han advarer dog imod, at kommunerne begynder at standardisere flere opgaver, så de kan klares af robothænder i stedet for menneskehænder.

- Det er ikke alt, det giver mening at standardisere og digitalisere. For eksempel var der på et tidspunkt forslag om at standardisere sagsbehandlingen af sygedagpenge i Udbetaling Danmark. Men det ville erstatte det individuelle skøn, som kan tage hensyn til borgerens situation, og derfor kun give dårligere kvalitet, siger Mads Samsing.

- Robotten skal ikke overtage sagsbehandlingen; den skal understøtte sagsbehandlingen.

Jobcentrene er et af de næste trin i Københavns Kommunes digitaliseringsplan, hvor robotterne kan overtage dele af arbejdet med jobplaner, indhentning af lægeerklæringer og registrering af samtaler. “Så skal medarbejderne ikke åbne op til fem forskellige systemer for at indtaste samme CPR-nr.”, skriver kommunen, der forventer at spare 3,5 millioner kroner, når teknologien er fuldt indført.

Sådan fungerer en kontorrobot

Kontorrobotter kan blandt andet bruges til at sende standardiserede breve til medarbejdere og borgere. Det kan for eksempel være brev om løntillæg. Løn- og personaleafdelingen på rådhuset modtager besked fra en af kommunens børnehaver om, at en pædagog i børnehaven skal have tildelt et engangsløntillæg for en særlig indsats. En medarbejder i løn og personaleafdelingen indtaster tillægget, og hvad det gives for, i lønsystemet. Så snart informationerne er indtastet, overtager robotten. Den åbner et elektronisk personalekartotek, hvor den skriver alle informationerne ind i et brev, som den gemmer i kartoteket og sender til medarbejderens e-boks med det samme, hvorefter den lukker sagen. Når medarbejderen åbner brevet, står der, at vedkommende har fået tildelt et engangstillæg, og hvad det tildeles for.

Innovation

It

Organisation & ledelse

Tilmeld dig nyhedsbrevet