Konsulenter hjælper politikere med at opføre sig ordentligt
Både i Esbjerg og i Randers har politikerne kaldt konsulenter til hjælp for at forbedre samarbejdet i byrådet og mellem politikerne og de ansatte i forvaltningen.
I efteråret sidste år kulminerede et tiltagende dårligt klima i byrådet i Randers med, at Venstres byrådsgruppe sendte en skriftlig mistillidserklæring til kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt. Forud var gået flere byrådsmøder for åbne og lukkede døre, hvor politikerne brugte hårde ord om hinanden og ansatte i kommunen.
Det fik borgmester Torben Hansen (S) til at udtale til Randers Amtsavis: ”Nu må det snart være slut med det her galehus.”
Han kontaktede derfor konsulent Lars Muusmann fra konsulentfirmaet Muusmann, som over nogle uger interviewede alle byrådsmedlemmerne. Den 17. februar i år afleverede konsulentfirmaet en rapport med anbefalinger til forbedringer af samspillet i byrådet og anbefalinger til forbedringer af kommunaldirektørens funktion.
Mere end et halvt år efter er Randers Kommune ikke kommet meget længere. Der har været holdt et par temamøder i byrådet, det seneste torsdag den 1. oktober. Borgmester Torben Hansen (S) vil ikke interviewes af Kommunen.dk om sagen, men har via kommunens kommunikationschef sendt en kortfattet udtalelse, hvori der blandt andet står ”Vi er i en god proces.”
Lederen af Venstres byrådsgruppe i Randers, Christian Brøns, har ikke haft noget imod at medvirke i et interview, og han er meget kritisk over for processen:
- Der er jo ikke kommet noget ud af det, siger han blandt andet.
Skub i Esbjerg
Mens det altså går langsomt i Randers, har der været mere skub i en lignende proces i Esbjerg. Her har der også været problemer med samspillet i byrådet og mellem politikerne og de ansatte i forvaltningen.
Det blev tydeligt, da det radikale byrådsmedlem Anne Marie Geisler Andersen skrev et debatindlæg med kritik af situation. Borgmester Jesper Frost Rasmussen (V) fortæller, at den fik ham til at rydde dagsordenen for andre sager og indkalde til et temamøde, hvor man blev enige om at hyre konsulent Lars Lundgaard fra Lundgaard Konsulenterne.
Lars Lundgaard gennemførte en række samtaler med de fleste byrådsmedlemmer og udarbejdede en rapport med 14 forslag til løsninger på problemerne i Esbjerg.
Jeg betragter slet ikke problemerne i Esbjerg som værende på niveau med situationen i Randers. I Esbjerg er det på et hverdagsniveau, det er slet ikke alarmerende.
De blev gennemgået på en tre timer lang workshop i byrådet og efterfølgende justeret, og det er nu borgmester Jesper Frost Rasmussen opfattelse, at der ikke er behov for flere møder eller andre initiativer, nu skal konsulentens anbefalinger føres ud i livet.
Kan tale sammen
Anne Marie Geisler Andersen, du rejste kritikken, hvordan ser du nu på situationen?
-Det vigtigste er, at vi har fået et rum, hvor vi kan tale om hvordan vi samarbejder og hvordan det kan blive bedre.
-Jeg tror vi har en stærk forvaltning, som har fået lov at blive lidt for selvkørende. Men der er kommet en ny gruppe af politikere, som gerne vil inddrages i højere grad.
Er der problemer mellem jer i byrådet?
-Der er nogle, som har siddet i byrådet i mange år og er blevet del af en meget fastlåst kultur. Nu er der så kommet en del nye byrådsmedlemmer ind, som ønsker at gøre op med den kultur med ’vi plejer’ og ’sådan har vi altid gjort’.
-Jeg har fået det bedre i byrådet nu. Jeg synes, det er blevet rarere at være med i byrådet, jeg går ikke hjem med ondt i maven. Det gjorde man i starten, og jeg var ikke den eneste, der var flere som sagde til mig, at de gik hjem med ondt i maven efter vores møder, og det var det, jeg reagerede på.
Værst i Randers
Som nævnt søgte borgmesteren i Esbjerg hjælp hos den erfarne konsulent Lars Lundgaard. Han fortæller, at problemerne i Esbjerg langt fra er et særsyn:
-Jeg har været i de fleste kommuner og kender alle hjørner af det, og ved, at jeg kan bidrage til at løse problemer i et byråd, hvor der er lyst til det, og hvor personkonflikter ikke fylder for meget. Et godt samarbejdende byråd er afhængig af alle byrådsmedlemmer.
Hvorfor kan der være brug for konsulenter?
-Du kan have ti partier og 31 forskellige personligheder, som ikke står til ansvar for fællesskabet, men kun over for deres egen fortolkning af ordentlighed og deres egne vælgere.
-Hvis du er medarbejder i teknisk forvaltning, så er du en del af et hierarki, og du får ikke lov til at opføre dig dårligt overfor kolleger eller tale dårligt om andre, der kan ledelsen tage afstand fra det. Men i byrådet kan man ikke slå nogen oven i hovedet med fælles værdier, der er man afhængig af at alle har fået en ordentlig opdragelse.
Lars Lundgaard har også hørt om problemer i byrådet i Randers:
-Jeg betragter slet ikke problemerne i Esbjerg som værende på niveau med situationen i Randers. I Esbjerg er det på et hverdagsniveau, det er ikke alarmerende.
Vil ikke interviewes
Kommunen.dk har sendt en række spørgsmål til borgmesteren i Randers, Torben Hansen (S), men i stedet for at besvare spørgsmålene har han sendt denne kommentar:
”Når man har en ekstern konsulent tilknyttet, så har det den fordel, at alle i en gruppe kan drøfte emner uden at skulle være facilitator. Den eksterne konsulent kan også bidrage til, at man kommer godt rundt om et emne og ikke har ”blinde” punkter.
Målet med at benytte en ekstern konsulent var netop at facilitere en proces og blive klogere på, hvordan vi som byråd i samspillet med hinanden og med forvaltningen gerne vil tilrettelægge vores politiske arbejde, vores rammer og regler. Vi er i en god proces. Det er min opfattelse, at hele byrådet gerne vil have gode drøftelser, og hvor der er plads til, at vi er 31 forskellige personer. Der er også et positivt og godt samspil mellem kommunaldirektør og hele byrådet.”
Mangler ledelse
Kommunen.dk har interviewet lederen af Venstres byrådsgruppe i Randers, Christian Brøns. Det var blandt andet Venstres beslutning om at udtrykke mistillid til kommunaldirektør Jesper Kaas Schmidt, der fik borgmesteren til at bede om konsulenthjælp.
Randers
Randers benyttede konsulent Lars Muusmann fra Muusman. Han kom med en række anbefalinger til henholdsvis byrådet og kommunaldirektøren:
Byrådet:
1. At byrådet i en periode afprøver en mødeafvikling, hvor de enkelte byrådsmedlemmer selv regulerer taletiden.
2. At byrådet i en periode afprøver en praksis, hvor partier, lister og medlemmer selv regulerer antallet og typen af sager og spørgsmål, der ønskes på byrådets dagsorden.
3. At der afholdes et temamøde for byrådet, hvor styrelsesreglerne gennemgås
4. At der i byrådet tages initiativ til aktiviteter, hvor byrådsmedlemmerne er samlet om aktiviteter/arrangementer, der ligger udover det løbende byrådsarbejde. Aktiviteterne kan dels have en faglig karakter, dels indeholde aktiviteter af mere social karakter.
Kommunaldirektøren
1. At kommunaldirektøren arbejder målrettet med at være tydelig i sin ledelsesstil.
2. At kommunaldirektøren fremadrettet tilstræber balanceret at fungere som hele byrådets kommunaldirektør.
3. At kommunaldirektøren og borgmesteren afstemmer hvilke opgaver de hver især varetager.
4. At kommunaldirektøren konsekvent sikrer at beskytte og bakke sine medarbejdere og sin organisation op.
5. At kommunaldirektøren er bevidst om – og altid handler med baggrund i – at aftaler efterleves.
6. At kommunaldirektøren er opmærksom på at undgå at handle eller udtale sig på måder, som kan opfattes som politiserende.
7. At MUUSMANN i en personlig samtale bibringer kommunaldirektøren en forståelse og indsigt i de anbefalinger, som byrådsmedlemmerne har tilkendegivet
Borgmester Torben Hansen skriver til os, at i er i en proces både med at forbedre samspillet i byrådet og tilliden til kommunaldirektøren. Hvordan ser du på forløbet?
– Der er jo ikke kommet noget ud af det.
I holdt et temamødet den 1. oktober, hvad kom der ud af det?
– Der kommer et bud på bordet, et kodeks for, hvordan byrådet arbejder sammen.
Hvad synes du om det?
– Det er fint nok, det er jo ikke det, der er humlen. Personligt kan jeg godt tåle at blive kaldt en idiot eller at folk ikke synes om mig, men humlen er, at helt almindelige medarbejdere ikke kan tage til genmæle over for politikere, når de bliver helt uretfærdigt behandlet
-Det er selvfølgelig hensigtsmæssigt at politikere indbyrdes behandler hinanden ordentligt, men det vigtigste er, hvordan man behandler medarbejderne, og det har den her proces ikke kommet med nogen svar på.
Kommer der noget brugbart ud af det?
-Nej, det tror jeg ikke.
Hvorfor ikke?
-Det er dybest set, fordi der er en politiske ledelse, der ikke tør bekende kulør og sige hvilke værdier, der er vigtigst i Randers kommune og ikke tør forsvare dem, når de bliver udfordret.
Politisk ledelse, altså borgmesteren?
-Ja, det er klart.
Esbjerg
Esbjerg benyttede konsulent Lars Lundgaard fra Lundgaard Konsulenterne, og han kom med 14 forslag til byrådet:
1. At indstillinger til alle fagudvalg fremover underskrives af forvaltningen, så man fravælger ”direktionen indstiller”.
2. At man bruger perioden frem mod næste valg til at drøfte, hvordan Økonomiudvalget får en mere offensiv rolle.
3. At alle politikere respekterer direktørernes referencelinjer og handlerum.
4. At næste hold af udvalgsformænd afvikler et træningsforløb vedr. rollen som udvalgsformand.
5. At det er udvalget, der beslutter på hvilke fagområder, der skal formuleres nye politikker.
6. At hvert fagudvalg min. én gang om året drøfter og træffer beslutning om på hvilke 4-5 områder, man vil evaluere politiske beslutninger.
7. At udvalgsformand og direktør min. én gang om året tager en dialog i udvalget om, hvordan man sikrer, at udvalgsarbejdet bliver mest muligt meningsfyldt for alle.
8. At det politiske råderum (rummet for alternative løsninger) altid indgår i sagsoplæg til fagudvalgene.
9. At udvalgsformanden tager det ansvar på sig løbende at vurdere, om der er mindretal/-flertal, der udtrykker frustration og vedholdende kritik i forhold til forvaltningens oplæg.
10. At man på et møde mellem udvalgsformænd og direktører drøfter behovet for en manual for sager, der bør gennem flere fagudvalg.
11. At der i kort form sammenfattes, hvad man som enkeltpolitiker i henhold til forvaltnings-retten/styrelseslovgivningen har ret til i forhold til samspillet med borgere, medarbejdere, sagsindsigt etc.
12. At forvaltningsdirektøren sikrer, at der via udvalgsformanden altid gives hurtig information til hele udvalget, hvis der på området forventes kontroversielle pressehistorier.
13. At man af og til på et byråds-tema-møde giver tid til dialog om hvordan, man oplever ”takt og tone”.
14. At tredje halvleg og muligheden for faglige/sociale fælles oplevelser opprioriteres.
