Efter ulovlige millionordrer: Sådan vil ARC’s nye direktør udrydde ‘lemfældig’ indkøbskultur

Ledelsen hos Amager Ressource Center (ARC), der er et af landets største kommunalt ejede affaldsselskaber, har i en længere årrække opbygget en indkøbskultur, hvor udbudslovgivningen på det nærmeste har været sat helt ud af spil på grund af ”lemfældig behandling” og ”manglende respekt for udbudsreglerne”.

Det fremgår af en fortrolig undersøgelse, som kommunen.dk har indsigt i.

- Kritikken er rigtig hård, og den kritik kan vi ikke have hængende på et offentligt, transparent selskab. Derfor er vi nu stærkt på vej væk fra kanten med de tiltag, jeg har lavet. Nu padler vi meget, meget hurtigt væk fra den kant, siger ARC’s nytiltrådte direktør, Jacob Hartvig Simonsen.

Undersøgelsens konklusioner skal nu bruges til at gentænke hele ARC’s tilgang til indkøb af varer og tjenester fra private leverandører, forklarer direktøren. Et samlet arbejde, der først forventes at være afsluttet i foråret 2019. Den nye direktør valgte også at skride til handling allerede, mens undersøgelsen endnu kun forelå som et udkast.

I begyndelsen af september sendte Jacob Hartvig Simonsen således sin forgænger på direktørposten og nu tidligere energichef Dan Fredskov hjem for at lave en redegørelse om sin rolle i sagen. En hjemsendelse, der endte med at koste Dan Fredskov jobbet.

ARC var bekendt med udbudsreglerne

Undersøgelsen, der er udarbejdet af advokatfirmaet Bech-Bruun og revisionsvirksomheden Deloitte, har haft til formål at finde hoved og hale i, hvordan det kunne lade sig gøre for ARC at bryde dansk og europæisk udbudslovgivning for mindst 306 mio. kr.

- Vi ved, at der er noget, der hedder udbudsregler. Vi ved også, at vi skal følge dem, men det er tydeligt, at vi ikke har gjort det. Og det er problematisk, siger Jacob Hartvig Simonsen om årsagsundersøgelsens konklusioner.

Bech-Bruun og Deloitte beskriver blandt andet, at alle nuværende og tidligere medarbejdere, der har ladet sig interviewe af Bech-Bruun, fortæller, at de har været fuldt bekendte med, at ARC er underlagt udbudsreglerne.

Omvendt konkluderer Bech-Bruun og Deloitte også, at den øverste daglige ledelse 'ikke har prioriteret overholdelse af udbudsreglerne'. Derfor har ledelsen ifølge undersøgelsen været med til at skabe en lemfældig indkøbskultur med manglende respekt for reglerne. Den nye ARC-direktør mener dog ikke, at virkeligheden er helt så simpel.

- Den øverste daglige ledelse har ikke prioriteret overholdelse af udbudsreglerne. Her har der blandt andet været tale om nogle undskyldende omstændigheder, hvor der har været helt særlige driftsmæssige vilkår på en række tidspunkter, som gør, at det ikke er fuldstændig sort-hvidt det her. Overordnet undskylder det dog ikke, at vi ikke overholder reglerne, fortæller ARC-direktøren.

Indkøb centraliseres

På baggrund af kommunen.dk’s afsløringer og den nye redegørelse har ARC valgt at sadle om i forhold til indkøb hos private leverandører.

- Vi har sat ind over en bred kam. Det har vi dels gjort ved at slå håndbremsen i over for alle indkøb, sådan at alle indkøb over 250.000 kr. skal foretages via vores indkøbschef. Vi køber ikke noget, medmindre at han har godkendt det. Og vi har aflyst alle de kontrakter, som vi overhovedet kunne, siger han og fortsætter:

- Vi er simpelthen ved at tygge os igennem bunken over samtlige kontrakter. Her har vi lagt en plan for, hvornår vi skal være igennem det hele. Og der vil også være kontrakter, hvor vi finder, at der ikke er brug for dem mere, og hvor det samarbejde er ophørt. Her vil vi også bruge statens indkøbsaftaler, SKI, hvor det er relevant.

Udover kontraktgennemgang vil ARC nu centralisere indkøb i selskabets indkøbsafdeling.

- Fremadrettet får indkøbsafdelingen større beføjelser og mere ansvar i forhold til at være et centralt organ, hvor de får mulighed for at bide folk i haserne på en anden måde, forklarer Jacob Hartvig Simonsen.

Idéen om centralisering er dog ikke ny. Allerede i 2015 gennemgik et eksternt konsulenthus ARC's udbudsprocedurer og foreslog i en undersøgelse af indkøbsorganiseringen, at ledelsen skulle 'centralisere ansvaret for ARC's indkøbsfunktion'.

Et forslag, som ikke blev fulgt af ARC's direktion, fremgår det af undersøgelsen, hvor der også står, at idéen om et centralt ansvar tidligere har været drøftet "uden at dette havde resulteret i organisatoriske ændringer".

Netop direktionens fravalg af en central indkøbsfunktion har ifølge advokaterne været en af hovedårsagerne til, at omfanget af ulovlige kontrakter kunne vokse sig stort.

Længerevarende arbejde

For at udføre kontraktgennemsynet ordentligt har ARC valgt at bruge penge på eksterne udbudskonsulenter.

- Vi været listen igennem for at få udarbejdet en god og ædruelig plan for, hvordan vi skal håndtere det, og så har vi hevet nogle ressourcer ind. Nogle gode eksterne folk, indtil vi kan få en permanent ressource på plads internt, siger han.

Ifølge direktøren bliver det jurister fra Bech-Bruun, der skal assistere ARC’s indkøbere. Selvsamme advokatfirma, som også stod bag den nye årsagsundersøgelse - samt en tidligere undersøgelse, der gennemgik en lang række kontrakter for brud på EU-reglerne.

- Ud fra planen kommer vi i mål til foråret. Men butikken står jo ikke stille indtil da, for vi har jo brug for at købe mange forskellige ting. Ved at centralisere indkøb kan vi nu holde øje med, om indkøb af tjenester og ydelser på tværs af organisationen begynder at nærme sig tærskelværdierne for, hvornår noget skal sendes i udbud, siger han.

Af et jobopslag via Jobnet fremgår det også, at ARC i øjeblikket søger en udbudskonsulent, der kan ”planlægge og drive EU-udbudsprocesser" og "kan foretage juridisk kvalitetssikring”.

Personlig vinding

Ifølge direktøren har ARC’s bestyrelse også været nysgerrige efter, hvorvidt medarbejdere hos ARC har draget personlig vinding ud af de ulovlige kontrakter.

Bestyrelsens bekymringer har dog ikke været så voldsomme, at årsagsundersøgelsen har haft som formål at undersøge, hvorvidt medarbejdere har opnået netop personlig vinding. Det har hverken Bech-Bruun eller Deloitte aktivt undersøgt.

- Der er ingen mistanke på nogen måde om, at der er medarbejdere hos ARC, der har draget personlige fordele af den måde, som det er foregået på, konkluderer Jacob Hartvig Simonsen.

Men hvis du ikke kigger efter det, og når advokaterne ikke har haft adgang til interne mails, og når advokaterne ikke har undersøgt det, så kan du vel netop heller ikke gå ind og finde ud af, om nogle har opnået personlig vinding?

- Det er sådan set også rigtigt. Men det, der har været genstand for den her undersøgelse, har været at finde ud af, hvordan man skal undgå problemer, og for at få viden om, hvordan biksen skal opbygges fremadrettet. Det har netop ikke været et spørgsmål om at placere ansvar. Det der med at placere et ansvar, det er op til mig at gøre det. Og ansvarsplaceringen har ikke været en del af den her undersøgelse, siger han.

Men vil det ikke være relevant at undersøge det, når I ved, at alle medarbejdere fortæller, at de har været bevidste om udbudsreglerne, og når I samtidig ved, at reglerne ikke er blevet fulgt, så har ARC vel handlet i ond tro?

- Jeg tror, at det var Ulrik Kohl (bestyrelsesmedlem hos ARC og medlem af borgerrepræsentationen (EL) i Københavns Kommune, red.), der sagde, at du ikke behøver at tælle alle træerne i skoven for at konstatere, at der er en skov. Vi har konstateret, at vi har overtrådt reglerne. Og når vi har hånden på kogepladen, hvad er så det vigtigste? Er det at finde ud af, hvorfor hånden er på kogepladen? Eller er det at få den fjernet? Vi har ment, at det vigtigste har været at få fjernet hånden for kogepladen, og det må gerne gå stærkt. Derfor har vores indsats været fokuseret på at få rettet op på problemerne, forklarer direktøren.

Energichefen mistede jobbet

På trods af, at den nye undersøgelse ikke har placeret ansvaret for ulovlighederne, har sagen dog alligevel haft konsekvenser.

- Den tidligere konstituerede direktør og energichef, Dan Fredskov, er jo ikke hos ARC længere. Jeg har læst både denne redegørelse og den tidligere redegørelse, og derfor blev vi enige om, at det var bedst for ham, og det var bedst for ARC, at vores veje skiltes. Derfor blev der lavet en fratrædelsesaftale med ham, siger Jacob Hartvig Simonsen.

Det er særligt i energiafdelingen, hvor Dan Fredskov har været den øverste chef siden 2007, at selskabet har haft omfattende problemer med at overholde udbudslovgivningen. 

Siden 2010 har ARC sendt en lang række millionkontrakter til sammenlagt 306 mio. kr. direkte videre til private leverandører, uden at opgaverne forinden blev sendt i offentlige udbud. Heraf er 87 procent af de ulovlige aftaler indgået i energiafdelingen, svarende til ulovlige kontrakter for i alt 266,4 mio. kr., viser en kortlægning, som kommunen.dk tidligere har foretaget.

- Jeg bad Dan Fredskov om at gå hjem og lave en redegørelse for at få ham til at beskrive, hvad hans rolle har været. Og så skriver I jo nogle artikler, og så taler jeg jo med ham på baggrund af de artikler, og det er der, vi bliver enige om, at det er bedst for os og for ham, at vores veje skilles. Mere konkret kan jeg ikke sige det, siger Jacob Hartvig Simonsen.

Energiafdelingen er jo den største ud af i alt 3. Derfor har afdelingen også haft de største ordrer, men der er jo også indgået ulovlige kontrakter i de to andre afdelinger. Har du også bedt cheferne i de to afdelinger om at redegøre for deres rolle i sagen?

- Redegørelsen beskriver, at genanvendelsesafdelingen selv har taget aktion på problemerne. Jeg har også haft en dialog med de ledere, som jeg skal have, og jeg har stirret dem ind i øjnene. Så jeg mener ikke, at der er mere at komme efter her, afslutter direktøren.