Bedre mødekultur giver højere effektivitet
Når møder trækker i langdrag, koster det tid og dermed i sidste ende penge. Kommunerne kan vinde effektivitet ved at lære de ansatte, hvordan en ordentlig mødekultur ser ud.
Det siger sig selv, at hvis ansatte spilder en masse tid på at sidde i møder, som alligevel ikke rigtig fører noget med sig, så kunne tiden være brugt bedre og langt mere effektivt. Derfor betaler det sig også i kroner og øre at bruge ressourcer på at lære både ledere og ansatte, hvordan de tilrettelægger møderne bedre og får brudt dårlige vaner.
Mentoring på møder
Mangeårig leder Paul Hegedahl, som tidligere udgav magasinet Ledelse I Dag, har selv siddet i et utal af møder over årene. Han går så vidt som til at mene, at kurser i mødeledelse måske i virkeligheden burde være obligatoriske: ”Rigtig mange af de personer, som leder møder, er i bund og grund virkelig dårlige til det,” forklarer han og kæder mødeledelse sammen med ledelse i almindelighed. Efter hans mening er mentoring, hvor en erfaren leder vejleder en mindre erfaren, også særdeles relevant i denne sammenhæng: ”Mere mentoring ville også slå igennem på møderne, for hvis man bliver en bedre leder, giver det selvtillid til også at styre møder bedre,” siger Paul Hegedahl.
En vigtig pointe er dog, at kortere møder ikke nødvendigvis er bedre møder. Det afgørende er resultatet, så tidsforbruget må afhænge af emnet. Mødelederen skal på forhånd gøre sig klart, hvor betydningsfuldt mødet er, og afsætte tid efter det.
Ligegyldig orientering
Mange af de ting, vi taler om på møder, er betinget af, at sådan plejer vi at gøre. En typisk tidssluger er, at vi ofte bruger alt for megen tid på at fortælle om, hvad der er sket siden sidst, siger lektor Ib Ravn fra Danmarks Pædagogiske Universitetsskole. ”Det giver en kæmpe mængde information, som ingen har glæde af, fordi vi i forvejen har styr på, hvad vores nærmeste kollegaer laver. Man bør maks. bruge en halv time på siden-sidst og bordet rundt. Ellers ender det bare som en alenlang, bevidstløs orientering, som er ren spildtid,” siger Ib Ravn, som netop forsker i mødekultur.
Lær af private firmaer
Et stigende antal private virksomheder sender de ansatte på kursus i mødekultur. Nøgternt betragtet tjener et firma flere penge, hvis medarbejderne arbejder mere effektivt, hvilket selvsagt er en motivationsfaktor. Men bedre mødekultur giver også gladere medarbejdere, fordi de ganske enkelt keder sig mindre.
Et af de firmaer, som har sat mødekulturen under lup, er Novozymes. I 2001 skar direktionen halvdelen af deres egne møder væk, og sætte dernæst fokus på mødekulturen i hele virksomheden. ”Det gjorde de, fordi de selv følte, at de sad i møde konstant, og det kendte vi andre jo godt,” fortæller kompetenceudvikler Michael Jakobsen. Han har siden haft ansvaret for projektet, hvor de ansatte fortsat coaches i mødekultur. ”En god mødeleder skal for eksempel kunne lukke munden på sin chef med et smil. Det opnår man med god styring og rigtig god forberedelse, og der er ingen tvivl om, at det betaler sig. Vi har sparet store mængder tid på den konto,” fastslår Michael Jakobsen.
Efter Paul Hegedahls mening kan offentlige myndigheder lære af det private erhvervsliv. ”Blandt andet bør faggrupper i højere grad turde være tværfaglige, for det kan være meget lærerigt at se, hvad andre gør, og hvis man samtidigt bliver langt bedre til at udarbejde referater, vil det for medarbejderne også blive nemmere at vurdere, hvilke møder de egentlig behøver at deltage i,” siger Paul Hededahl.
