I løbet af to år har den kommunale affald- og fjernevarmeafdeling, AffaldVarme, brudt Aarhus Kommunes egne indkøbsaftaler og købt ind for millioner af kroner hos en lang række private virksomheder, selvom kommunen i forvejen har haft kontrakter med andre leverandører om de indkøbte varer og ydelser.

Det viser en række interne dokumenter fra Aarhus Kommune, som kommunen.dk har fået aktindsigt i.

Alene i 2015 og i 2016 har AffaldVarme købt ind for mere end 7,4 mio. kr. hos 48 virksomheder i strid med indkøbsaftalerne.

- Det er en klokkeklar overtrædelse af reglerne. På den måde respekterer Aarhus Kommune ikke den gennemsigtighed, der skal være i offentlige indkøb, og som er hovedformålet med udbudsreglerne, siger Jacob Georg Naur, rådgiver med speciale i udbudsret og partner hos Hejm Advokater, der tilføjer, at der er en økonomisk fordel ved at bruge indkøbsaftalerne.

- Når man bryder indkøbsaftaler, får man ikke den besparelse, som man samlet set kunne have fået, hvis man rent faktisk havde anvendt indkøbsaftalerne. Der er ingen tvivl om, at der er gået nogle penge tabt, siger han.

Leverandør gik glip af 1,2 mio. kr.

En gennemgang af indkøbene viser, at afdelingen har købt alt fra værktøj, murerarbejde og kaffe til autoservice og madvarer hos de 48 virksomheder, på trods af at kommunen i den samme periode har haft aftaler med andre leverandører om den slags indkøb.

- Aarhus Kommune har efter gennemførelse af EU-udbud indgået obligatoriske aftaler med en lang række leverandører. AVA (AffaldVarme, red.) har i en række tilfælde handlet “uden for aftale””, vurderer Aarhus Kommunes indkøbsafdeling i en intern redegørelse fra juli 2017.

En af de virksomheder, som i perioden har haft en indkøbsaftale med Aarhus Kommune, er fødevareleverandøren AB Catering. Ifølge dokumenterne indebærer aftalen, at AffaldVarme blandt andet skal købe kaffe og madvarer hos virksomheden.

Alligevel har den kommunale afdeling købt netop den slags varer hos tre andre leverandører, som samlet har modtaget 1,2 mio. kr. fra AffaldVarme i 2015 og 2016. Indkøb, som AffaldVarme ifølge kommunens indkøbsafdeling skulle have foretaget hos AB Catering.

- AVA har haft den opfattelse, at det var i orden at købe fra leverandøren, skriver AffaldVarme om et af indkøbene uden for aftale, mens afdelingen i et andet tilfælde forklarer, at "det har taget for lang tid at flytte købet" fra den gamle leverandør over til AB Catering.

Men det er ikke en godtaget forklaring, vurderer rådgiver i udbudsret Jacob Georg Naur.

- Aarhus Kommune skal kende og overholde reglerne. Det er meget forståeligt, at man har en stor organisation, som kan være svær at flytte rundt med, men man har omvendt også en pligt til det, siger han.

Det største beløb, som en af de tre virksomheder har modtaget, selvom AffaldVarme ifølge aftalerne skulle have købt hos AB Catering, er på 588.000 kroner. Ifølge afdelingen er indkøbet "et klassisk eksempel på et leverandørskifte i indkøbsaftalerne," hvor AffaldVarme tilsyneladende ikke har opdaget, at der var indgået en ny indkøbsaftale. 

- Aarhus Kommune risikerer erstatningskrav fra de leverandører, de havde indgået aftale med, når de nu helt uomtvisteligt har indkøbt ydelserne hos en anden leverandør, vurderer Janne Kristine Laursen, der er advokat med speciale i udbudsret hos Dejure.

Har igangsat tiltag

Hos Aarhus Kommune forklarer affaldvarmechef Bjarne Munk Jensen, at der ingen tvivl er om, at afdelingen "selvfølgelig skal følge konkurrencebetingelserne", og at man bestræber sig på at overholde alle de kommunale leverandøraftaler.

Der kan dog være akutte situationer, hvor det er svært at overholde indkøbsaftalerne, forklarer han.

- Men det ændrer ikke på, at vi som udgangspunkt skal overholde reglerne. Men der vil altid være tilfælde i en driftsvirksomhed, hvor man ikke kan holde sig inden for indkøbsaftaler. Vi skal generelt blive bedre til at gøre det, og jeg tror, at nogle af de tiltag, der er sat i gang fra Aarhus Kommunes indkøbsafdeling og fra vores side, vil minimere nogle af de her fejl, siger han.

Bjarne Munk Jensen forklarer, at afdelingen ikke har undersøgt, om der er tabt penge på indkøbene uden for aftaler. Han henviser dog til, at AffaldVarme - ifølge afdelingens egne tal - generelt har overholdt indkøbsaftalerne i mellem 94-97 pct. af tilfældene i 2015 og 2016. 

- Det skal ikke være nogen undskyldning, men det er jo ikke sådan, at vi pr. automatik køber ind uden for aftaler. Det er klart, at man kunne ønske, at tallet var på 100 pct., men det vil den nok aldrig rigtigt være i en driftsvirksomhed, siger han.

Hvad tænker du om, at AB Catering, en af leverandørerne, som I har haft en aftale med, egentligt er gået glip af 1,2 mio. kr.?

- I omsætning, dog ikke fortjeneste. Jeg har ikke yderligere kommentarer til det, udover det, der står - at det burde være blevet gjort bedre.

Kendte ikke procedurerne

Blandt de indkøb, som AffaldVarme ifølge kommunens egen vurdering burde have foretaget hos en af de leverandører, som har haft en indkøbsaftale, er murerarbejde for lidt over 1,1 mio. kr. købt hos en lokal østjysk virksomhed.

Om indkøbet skriver AffaldVarme, at "der er sket en fejl".

- Medarbejderne har utilsigtet fortsat med at bruge de gamle aftaler. Fremadrettet bruges de rigtige aftaler, lyder det i forklaringen.

Et andet sted i dokumenterne skriver afdelingen, at "der har været en "forkert" tro på, at der var en generel aftale" med en virksomhed, som afdelingen handlede hos, selvom der reelt var en indkøbsaftale med en anden leverandør. 

Flere steder skriver AffaldVarme som forklaring på, at indkøbsaftalerne er blevet brudt, at tre - dengang nyopkøbte - halmvarmeværker "ikke havde været vant til at bruge indkøbsaftaler". Det fik i efteråret 2016 chefen for fjernvarme-afdelingen til at gennemgå leverandørlisten for den to-årige periode med underafdelingens leder.

- På mødet blev der fortalt og pointeret, hvordan indkøbsaftaler fungerer i Aarhus Kommune, står der.

Ifølge affaldvarmechef Bjarne Munk Jensen overtog kommunen de tre halmvarmeværker fra nogle landmænd, hvor medarbejderne rykkede med over.

- Vi har ikke været gode nok til at lave en instruktion om, hvordan vi køber ind i Aarhus Kommune. De tre halmvarmeværker har haft nogle samarbejdspartnere, som de selvfølgelig er kørt videre med. De har været vant til at handle med dem, og det er de fortsat med, forklarer han.

Efterspørger gennemsigtighed

Ifølge dokumenterne mener afdelingen, at Aarhus Kommune ikke har været god nok til at sikre, at kommunens afdelinger under Teknik og Miljø - som AffaldVarme er en del af - har fået at vide, at der er indgået nye indkøbsaftaler, som afdelingen skal følge.

- Der er simpelthen et behov for større viden mht. disse ændringer, så der kan reageres med det samme, skriver afdelingen.

De mange brud på indkøbsaftaler har fået AffaldVarme til at lave "en oplysningskampagne til alle de ansatte, der køber ind, så der bliver en endnu større opmærksomhed på at følge de valgte indkøbsaftaler," fremgår det af dokumenterne.

- Der er ingen tvivl om, at hvis man ikke overholder reglerne - og det er uanset, hvilke regler det er - så er der jo noget, man skal arbejde med. Det er også det, vi arbejder på lige nu, siger affaldvarmechef Bjarne Munk Jensen.

Gensidig tillid - og privatkøb

En rapport fra advokatfirmaet Bech-Bruun, som kommunen.dk har fået aktindsigt i, viser, at afdelingen også har haft problemer med at overholde kommunens interne retningslinjer for køb af arbejdstøj.

Mens der blandt andet - ifølge AffaldVarme ved en fejl - er købt arbejdstøj i tøjbutikken H&M, selvom kommunen har haft en aftale med firmaet Orloff om arbejdstøj, fremgår det af advokatrapporten, at enkelte medarbejdere tilsyneladende også har købt tøj til privatbrug.

- Kommunen har til brug for vores undersøgelse oplyst, at seks medarbejdere i Plan & Anlæg, AVA, siden 1. januar 2015 gennem beklædningsordningen samlet har indkøbt 10 par cowboybukser til privat brug, skriver Bech-Bruun.

Det er til trods for, at det i Aarhus Kommunes retningslinjer for ”51 ting, enhver leder bør vide” er beskrevet, at ”arbejdstøj skal være tydeligt mærket med kommunens/arbejdspladsens navn og logo, og må kun bruges i tjenesten."

Ifølge Bjarne Munk Jensen er der dog ikke tale om, at medarbejdere har købt tøj til privatbrug, men at de i stedet har brugt tøjet på arbejde, og at det ikke kan udelukkes, at det er brugt privat.

Han har ikke ønsket at kommentere rapporten fra Bech-Bruun, men konstaterer blot, at advokatfirmaet er kommet frem til en konklusion, og at han vil henvise til den.

Ifølge Bech-Bruun bør AffaldVarme udarbejde nye retningslinjer med klarere regler for indkøb af arbejdstøj.

- Der er manglende kendskab til reglerne for indkøb af arbejdstøj. Kommunen bør derfor sikre sig, at medarbejderne bliver gjort bekendt med disse regler, skriver advokaterne.