I flere år har Norddjurs Kommune i strid med lovgivningen indgået store millionkontrakter med to private rengøringsfirmaer, uden at andre leverandører har fået mulighed for at byde på opgaverne.

Det viser en række dokumenter, som kommunen.dk har fået aktindsigt i.

Siden 2015 har kommunen indgået kontrakter til lidt mere end 17 mio. kr. med de to virksomheder Activ Rengøring og Forenede Service, uden at rengøringsopgaverne forinden blev sendt i offentlige udbud. 

Regelbruddet er sket, selvom kontrakterne hvert år har oversteget de lovpligtige tærskelværdier for, hvornår en opgave skal sendes i offentligt udbud.

- Det kan man selvfølgelig ikke. Det er kun i nødretslignende tilstande, at man kan købe ind uden udbud, og der skal man have en rigtig god begrundelse. Det her er et eklatant og systematisk brud på udbudsreglerne, siger Jacob Georg Naur, advokat med speciale i udbudsret og partner hos Hejm Advokater.

Norddjurs Kommune erkender regelbruddet og har for nylig ophævet en stor del af aftalerne. Planen er, at alle aftalerne med de to firmaer skal ophæves hurtigst muligt, hvorefter kommunen vil hjemtage alle rengøringsopgaver, lyder det.

Borgmester i Norddjurs, Jan Petersen (S), mener dog, at sagen er et eksempel på, at udbudsreglerne generer "de almindelige sund fornuft-betragtninger."

- Udbudsreglerne er en måde at styre lokal, sund fornuft. Men det er klart, at vi skal overholde udbudsreglerne, og det her er jo ikke en bevidst omgåelse af udbudsreglerne, siger borgmesteren.

Helt skørt

Et af de to firmaer, der de seneste fire år konsekvent har modtaget ulovlige ordrer, er Forenede Service. Ifølge dokumenterne er indkøbene hos firmaet så store, at kommunens betalinger på samlet 12,9 mio. kr. til virksomheden gør Forenede Service til kommunens 11. største private leverandør i hele perioden, viser en opgørelse.

Alligevel kom opgaverne aldrig i udbud. Det skal de ellers, når indkøbene over en fireårig periode overstiger et samlet beløb på omkring 1,6 mio. kr.

Allerede i 2015 - som er det første år, Norddjurs Kommune har sendt oplysninger om - overtrådte kommunen tærskelværdien med mere end det dobbelte, da firmaet modtog 3,5 mio. kr. for rengøringsydelserne.

Både i 2016 og 2017 lød betalingerne igen på lidt mere end 3,5 mio. kr., mens regningerne i år indtil videre er løbet op på 2,4 mio. kr.

- Med det omfang virker det helt skørt, at kommunen ikke har set det som en anledning til at få lavet et udbud meget, meget hurtigt. Det er kritisabelt, siger udbudsretsekspert Jacob Georg Naur, der betegner eksemplet som "et reelt systematisk brud på reglerne."

- Der er bare ingen undskyldning, hvis præmissen er, at en kommune hvert år bruger 3,5 mio. kr. på en udbudspligtig tjenesteydelse, når kommunen ved, at tærskelværdien er ca. 1,6 mio. kr. og alligevel fortsætter med at handle uden udbud, siger han.

Ledernes ansvar

Ifølge Norddjurs Kommune blev indkøbene hos de to firmaer ikke sendt i udbud, fordi der indtil videre ikke har været et "politisk ønske om at udbyde" rengøringsydelser, men i stedet enighed om, at rengøring skulle udføres "in-house".

Med andre ord har det tilsyneladende aldrig været planen, at der skulle købes rengøringsydelser hos eksterne leverandører, selvom der siden 2015 er brugt 17 mio. kr. på netop dette. 

Samtidig dikterer Norddjurs Kommunes egen indkøbspolitik, at kommunen skal opfattes som en samlet og udbudspligtig enhed, hvor indkøb hos den samme leverandør på tværs af forvaltninger og afdelinger skal betragtes som ét indkøb.

Camilla Frank, udbudskonsulent i Norddjurs Kommunes økonomiske sekretariat, oplyser i et skriftligt svar til kommunen.dk, at det er op til lederne i kommunens forskellige afdelinger og enheder at sikre, at kommunen lever op til udbudsreglerne, når enhederne vælger at hyre f.eks. rengøringsfirmaer, som det er sket her.  

"Det er de enkelte aftaleholdere, der som udgangspunkt bærer det decentrale ansvar for overholdelse af kommunens indkøbspolitik - herunder disse regler - på eget område," skriver hun og tilføjer, at "kommunens indkøbsafdeling dog følger op på kommunens samlede forbrug."

"Det resulterede i, at der i marts 2018 blev fulgt op på alle indgåede rengøringsaftaler, og aftaleholderne blev bedt om at hjemtage området," skriver hun.

Kommunens økonomichef Lisbeth Krogh har ikke ønsket at kommentere sagen eller svare på, hvordan det kunne lade sig gøre, at kommunen ikke tidligere opdagede, at opgaverne ifølge reglerne skulle sendes i udbud.

Økonomichefen siger dog, at Norddjurs Kommune opdagede regelbruddet i foråret i forbindelse med en intern revision, og at der siden er fulgt op på sagen. De fleste aftaler med de to firmaer er ifølge Lisbeth Krogh nu opsagt.

Ikke raketvidenskab

Samtidig med, at kommunen har betalt Forenede Service 12,9 mio. kr. de seneste fire år, har kommunen også købt ydelser for 4,1 mio. kr. hos firmaet Activ Rengøring. Også her brød Norddjurs Kommune udbudsreglerne allerede det første år, kommunen hyrede Activ Rengøring.

I 2016 modtog firmaet 2,5 mio. kr. fra kommunen - svarende til næsten 1 mio. kr. over den lovpligtige tærskelværdi. I år har kommunen indtil videre købt ydelser hos Activ Rengøring for lidt over 1,5 mio. kr. 

Ifølge Jacob Georg Naur burde kommunen for længst have sendt opgaverne om rengøring i udbud, fordi det er almindeligt kendt, at landets kommuner ofte hyrer rengøringsfirmaer, og at det som hovedregel bør ske gennem udbud.

- Det er en relativt velbeskrevet standardvare, hvor kommuner i vidt omfang kan hente, genbruge og copy paste udbudsmateriale fra andre kommuner. Det kunne Norddjurs Kommune helt uproblematisk have rekvireret fra forskellige organisationer eller kommuner. Det er ikke raketvidenskab, siger han.

Sund fornuft

Helt så simple er udbudsreglerne dog ikke, hvis man spørger borgmester Jan Petersen. Han mener derimod, at det er problematisk, at kommunens enkelte afdelinger ikke selv kan vælge, hvor de vil hyre rengøringshjælp, uden at afdelingerne skal skele til, om det er i strid med udbudsreglerne.

- Det kan man sige er udbudsreglerne, der generer de almindelige sund fornuft-betragtninger, som man kan have på en lille skole og en lille børnehave, hvor man ansætter en rengøringsassistent. Det må man åbenbart ikke, siger Jan Petersen, der dog tilføjer, at kommunen vil leve op til reglerne.

- Vi har ikke truffet en politisk beslutning om bevidst at omgå udbudsreglerne, og det er jo heller ikke verdens letteste jura at have med at gøre. Inden jeg udtaler mig til dig, skulle jeg jo næsten have en jurist ved siden af, siger han.

Ifølge borgmesteren har kommunen i de igangværende budgetforhandlinger foreslået, at alle opgaver, som kan være egnet til udlicitering, skal gennemgåes.

- Vi retter op på det her indkøbsforhold nu, og vi har hidtil, uden at det sådan set blev betragtet som kontroversielt, sagt på det politiske niveau, at vi syntes, at det er i overensstemmelse med vores overordnede strategi, at vores lokale aftaleenheder ansætter de medarbejdere, de skal have, herunder rengøringsmedarbejdere.

Flere problemer

Det er ikke den første gang, at Norddjurs Kommune har sendt millioner af kroner til private leverandører i strid med udbudslovgivningen. Også kommunens socialområde har været ramt af udbudsrod. 

Som tidligere beskrevet af kommunen.dk har værestedet Nærheden, som i øjeblikket efterforskes af politiet efter en mistanke om økonomiske uregelmæssigheder, i flere år givet ulovlige ordrer for sammenlagt 3,8 mio. kr. til to lokale virksomheder uden udbud.

De nye oplysninger sender dermed det samlede beløb for kommunens ulovlige indkøb op på 20,8 mio. kr.

Ifølge borgmester Jan Petersen skal udbudsroddet rettes op, og han understreger, at kommunen allerede er i færd med oprydningsarbejdet.

- Det her betyder jo selvfølgelig, at vi også på det her punkt indskærper de udbudsregler, der gælder over for vores aftaleenheder. Det er det, der sker nu, og vi gik i gang med arbejdet før du søgte aktindsigt i det. På det her punkt med rengøring har vi hjemtaget det. Så kan man diskutere det bagudrettede, men der er ikke truffet nogen politisk beslutning om, at vi skulle omgå udbudsreglerne, siger han.

Ifølge borgmesteren vil kommunen sikre, at der ikke sker lignende overtrædelser af udbudsreglerne igen ved at de forskellige led i kommunen fremadrettet skal kontakte indkøbsafdelingen, "når de er i tvivl om reglerne" - og på den måde "clearer, hvordan de skal agere i de forskellige situationer."

Er det blevet indskærpet?

- Det har jeg en forventning om, at det også er en konsekvens af det her. Det gør de i øvrigt i rigt omfang i forvejen, er det min forventning. Men den her situation skærper jo opmærksomheden på det punkt, siger borgmesteren.