Ved at overholde få huskeregler kan man forbedre sin kommunikation til borgerne markant. Foto: Thomas Borberg, Polfoto.
Ved at overholde få huskeregler kan man forbedre sin kommunikation til borgerne markant. Foto: Thomas Borberg, Polfoto.

Sådan skriver du, så alle forstår det

Her er de væsentligste tommelfingerregler, når man skriver til borgerne. 

sprog

Af Susanne Sayers | [email protected]

Gør formålet klart

Alt for mange breve gør modtageren forvirret, fordi det ikke fremgår, hvad borgeren skal bruge det til. Borgeren skal have svar på, hvad han eller hun skal vide, tænke eller gøre, når vedkommende læser brevet fra kommunen. Svaret skal fremgå af de allerførste linjer, skriv for eksempel “Du modtager dette brev, fordi …”

Gør det klart, hvad borgeren derefter skal foretage sig, og hvordan vedkommende skal gøre det.

Skriv til den enkelte borger

Rundsendelse af enslydende skrivelser til mange modtagere kan forvirre, fordi store dele af indholdet kan være irrelevant for modtageren. Det kan for eksempel være et brev, som sendes til alle kontanthjælpsmodtagere, selvom de berøres forskelligt og er i forskellige situationer. Så må borgeren selv prøve at hitte rede i, hvad der er relevant, og det kan være svært.

Skriv direkte til borgeren. Hvis kommunen absolut skal skrive til flere målgrupper, bør brevene deles klart ind, så de enkelte målgrupper kun behøver at læse det, som vedrører deres situation - for eksempel ‘hvis du er på sygedagpenge, så betyder ændringerne det her for dig …’

Skriv på dansk

Myndighedssprog, også kaldet offipyk, kan være udmærket overfor andre myndigheder eller kolleger. Men den gennemsnitlige borger forstår det ikke og bliver vred over at modtage en uforståelig skrivelse i kancellistil. Mange sagsbehandlere forsvarer sig med, at det skal være juridisk korrekt, men det afgørende er faktisk, at borgerne forstår, hvad kommunen vil dem, og hvad de skal gøre ved det.

Man skal sætte sig i modtagerens sted og oversætte fagsproget på en måde, så også helt udenforstående kan læse og forstå det. Brug danske ord og korte sætninger.

Skriv det nødvendige

Alenlange begrundelser komplet med samtlige paragraffer og irrelevant baggrundsinformation forvirrer og frustrerer. Der er ingen grund til at skrive 14 sider om noget, som kunne være blevet besvaret på et enkelt ark eller to.

Hvis en kommune for eksempel vil give afslag på hjælp, så vælg den eller de vigtigste begrundelser, og skriv dem på dansk - for eksempel ‘den type hjælp, du har søgt, er beregnet på kronisk syge mennesker, og ud fra dine lægeoplysninger hører du ikke til i den gruppe’.

Når der skal henvises til paragraffer, så skriv dem til sidst i brevet i stedet for at sprede dem ud over hele skrivelsen, hvor de ofte forvirrer.

Læs mere hos bolvigkom.dk

Kommunikation

Tilmeld dig nyhedsbrevet