Et par telefonopringninger fra ordregiveren, nogle mundtlige aftaler uden om reglerne og ingen modtilbud fra konkurrerende virksomheder.

Det har i årevis hverken krævet udarbejdelse af detaljeret tilbudsgivning eller nøje overvejelse af konkurrencesituationen, når flere private virksomheder har fået adgang til millionkontrakter hos det kommunalt ejede Affaldsselskabet Vendsyssel Vest (AVV).

For selvom store million-ordrer normalt kræver, at den offentlige ordregiver skal afsøge den bedste pris og kvalitet på hele det europæiske marked, har AVV i stedet ofte indgået ‘rene mundtlige aftaler, hvor man lige ringer i en hastesag til en leverandør og får hjælp,’ som selskabet formulerer det.

Det viser en række dokumenter, som kommunen.dk har fået aktindsigt i, og svar fra AVV’s direktion og bestyrelsesformand.

Det nordjyske affaldsselskab, der har hovedsæde i Hjørring, har i strid med reglerne undladt at udbyde opgaver, der sammenlagt løber op i mere end 43,4 mio. kr., erkender selskabet.

Farligt affald

Problemerne med at overholde udbudsreglerne går helt tilbage til dengang, da man måtte ryge cigaretter indenfor, og bandet Aqua var Danmarks største eksportvare.

Siden 'slutningen af 1990’erne' har AVV nemlig skippet farligt tungmetal-affald afsted til opbevaring dybt inde i de norske fjelde. Her har den private leverandør Special Waste System (SWS) i over 20 år modtaget millioner af kroner uden konkurrence, viser dokumenterne.

Det er sket, når affaldsselskabet fra Vendsyssel har fået afbrændt sit organiske affald, og der er opstået farligt røggasrensningsaffald, såkaldt RGP. Det nedbrudte RGP-affald indeholder mellem 2 og 3 pct. tungmetaller, eksempelvis kviksølv. Biproduktet af nordjydernes affald er så lidet eftertragtet, at det farlige affald skal sendes til opbevaring langt, langt væk fra dansk jord.

Det er en opgave, der har gjort SWS til en af AVV’s absolut største leverandører målt på omsætning fra 2011 til 2017. I alt 13,5 mio. kr. har virksomheden modtaget for at bortskaffe de sundhedsskadelige efterladenskaber i perioden. Det har ikke været muligt for AVV at oplyse, hvor mange penge, SWS samlet set har modtaget siden slutningen af 1990’erne.

Den direkte tildeling af omsætningen er ifølge AVV foregået uden konkurrence fra andre leverandører og uden om EU-udbudsreglerne.

Så I ved ikke, om I betaler for meget for den her ydelse?

- Det kan vi godt sige, erkender AVV’s bestyrelsesformand og byrådsmedlem i Hjørring, Jørgen Bing (SF).

Det farlige affald, som på kort eller lang sigt kan medføre skader hos mennesker, dyr eller økosystemet, er ifølge formanden blevet videresendt og bortskaffet i Norge uden konkurrence fra andre, fordi AVV mener, at ingen andre i Europa kan gøre det miljørigtigt.

- Den forklaring har jeg aldrig hørt før. Det er jo rigtig, rigtig mange år siden, at firmaet fik kontrakten, og meningen med udbudsreglerne er jo netop, at der skal sikres en løbende konkurrenceudsættelse, så det her er økonomisk uansvarligt, siger Steen Jensen, der er udbudsretsekspert og selvstændig rådgiver i offentlige indkøb hos Steenjensen.com.

AVV’s bestyrelsesformand, Jørgen Bing, erkender på den baggrund, at millionindkøbene, der er foretaget gennem to årtier, er sket i strid med reglerne.

- Der synes jeg bare, at vi må lægge os på ryggen og sige, at her er der vist ikke så meget at snakke udenom, siger han og fortsætter:

- Det er blevet vurderet af vores fagfolk, at den norske løsning var den miljømæssigt absolut sikreste, men man har måske ikke været nok opmærksom på, at der var flere muligheder.

Overskyggede ambitioner

Hos AVV erkender direktionen problemerne og oplyser i et skriftligt svar, at selskabet vil øge fokus på udbudsreglerne i fremtiden.

Men samtidig forklarer selskabet dog, at der er gode grunde til, at udbudsreglerne er blevet tilsidesat.

‘Ønsket om at optimere vores økonomi til fordel for vores borgere har overskygget ambitionen om at overholde udbudslovgivning til punkt og prikke, og det beklager vi,’ skriver direktør Steen Madsen og bestyrelsesformand Jørgen Bing i et samlet, skriftligt svar til kommunen.dk.

At tilsidesættelse af udbudslovgivningen er lig med økonomioptimering skurrer dog noget i ørerne hos to af landets førende eksperter i udbudsjura.

- Det er en falsk modstilling. Du får som udgangspunkt den bedste kvalitet og bedste pris ved at indhente tilbud, og det er i øvrigt udtryk for godt gammelt købmandsskab, siger Jacob Georg Naur, advokat med speciale i udbudsret og partner hos Hejm Advokater.

Samme vurdering lyder fra udbudsretsekspert Steen Jensen.

- Udbudsreglerne blev netop indført helt tilbage i 1970’erne for at sikre, at ordre-giverne køber ind bedst og billigst. På den måde sikrer man konkurrence på lige vilkår, og når der er konkurrence om tingene, så sikrer man jo, at økonomien og kvaliteten bliver skærpet. Der sker jo lige netop ikke en optimering af økonomien, når AVV ikke udbyder, forklarer han.

Selskabet mener dog ved nærmere eftertanke, at indkøbene burde have været udbudt.

‘Set i tilbageblik må vi erkende, at mængden af opgaver samlet set er blevet så omfangsrig, at vi på et tidligere tidspunkt burde have overvejet et udbud på de opgaver, I nævner,’ skriver direktøren og bestyrelsesformanden.

Umulige beskrivelser

Derudover har det ifølge AVV slet ikke været muligt at udbyde en række opgaver, fordi det har været ‘umuligt at beskrive’, hvad AVV har haft behov for at købe på forhånd.

Men ifølge reglerne burde det kommunalt ejede selskab dog have foretaget en såkaldt markedsdialog med private leverandører for at afdække beskrivelser og krav, forklarer eksperterne.

- Når du ikke ved, hvad du skal gøre og gribe i, så indkalder du markedet til dialog, inden du udbyder opgaven. Det er fastslået i Forsyningsdirektivets § 58. Markedet er som udgangspunkt så inter-esseret i de offentlige ordrer, da der er tale om million-ordrer bundet op på fireårige aftaler, og derfor er tilbudsgiverne også interesserede i at deltage i markedsdialog, som danner grundlag for specifikationen af udbuddet, vurderer Steen Jensen.

Jacob Georg Naur er enig.

- Udbudsloven tager højde for det scenarie. Selvfølgelig kan en kommune eller en forsyningsvirksomhed ikke vide alt om, hvilken ydelse der skal købes, og derfor har AVV mulighed for at lave den her markedsdialog. Igen er det en misforståelse af kravene og mulighederne, siger han.

Topledelsen i AVV mener dog ikke, at det kan være helt rigtigt, at de burde have inviteret til markedsdialog.

- Det er muligt, men jeg tvivler lidt på, at det er så enkelt, siger Jørgen Bing.

12 års direkte tildeling

Det kommunalt ejede selskab har også indkøbt varer uden konkurrence fra Faxe Kalk på Sjælland. Via den sjællandske leverandør har AVV fået tilsendt produktet Sorbacal, der bruges til at fjerne skadelige stoffer i røggassen fra forbrændingsovne.

For disse varekøb har Faxe Kalk fået ca. 12,6 mio. kr. i perioden 2011 til og med 2017. Heller ikke her har den private leverandør skullet udarbejde detaljerede tilbud - pengene er nemlig de seneste 12 år blevet tildelt direkte fra AVV uden konkurrence og uden udbudsrunder.

‘Der er ikke kendskab til andre leverandører med lagre i Danmark,’ har AVV’s direktør, Steen Madsen, tidligere forklaret om indkøbene hos Faxe Kalk.

kommunen.dk har dog været i kontakt med en af Faxe Kalks konkurrenter, som forklarer, at virksomheden godt nok ikke har varen på hylden lige nu, men at den pågældende konkurrent i teorien kan producere og sælge varen Sorbacal. Firmaet ønsker dog af hensyn til konkurrencen ikke at optræde ved navn i artiklen.

- Eget kendskab og egen mavefornemmelse af markedet er altså ikke nok til, at man bare kan kaste reglerne over bord. Man skal ud og markedsafprøve det lige præcis for at få den viden om, hvorvidt man får et eller flere bud, vurderer Jacob Georg Naur fra Hejm Advokater om indkøbet.

Pengestrømmen på 12,6 mio. kr. fra AVV til Faxe Kalk i årene 2011 til og med 2017 overstiger langt tærskelværdien på 3,4 mio. kr., der fastsætter, at indkøbet skulle have været annonceret i hele Europa, så også eksempelvis svenske, tyske eller hollandske leverandører havde fået mulighed for at konkurrere om at give den billigste pris.

- Det er en klar, klar overtrædelse af udbudsreglerne, vurderer Steen Jensen.

Men AVV har jo ikke haft kendskabet til, at andre virksomheder kan levere varen?

- Det er bare en dårlig undskyldning, for når du laver et EU-udbud, så skal du annoncere på TED-databasen, som leverandører fra hele EU samt WTO-lande har adgang til. Så der er potentielt mange tilbudsgivere, der har interesse i at vinde det udbud, forklarer han.

På baggrund af eksperternes vurdering har AVV dog også senere erkendt, at også dette indkøb skulle have været sendt i udbud.

- Jeg kan forstå, at man nok i for lang tid har været af den overbevisning, at der ikke var flere forhandlere af den helt specielle type kalk, der skulle bruges til ovnene, siger bestyrelsesformand Jørgen Bing.

'Søgte eksempler'

Ifølge eksperterne har AVV også foretaget ulovlige indkøb hos yderligere tre af selskabets topleverandører. Her er der specifikt tale om indkøb af løbende ‘her-og-nu-ydelser,’ som AVV’s bestyrelsesformand udtrykker det.

AVV forklarer eksempelvis, at der været et så stort akutbehov for ‘her-og-nu’-vikarer, at det har været nødvendigt at bruge 6,2 mio. kr. i perioden 2013-2017 - uden konkurrence og udbud - til den private leverandør Aktiv Personale.

- AVV skal jo kunne forudse sit behov, og AVV ved åbenbart, at der er et behov for vikarer - endda over en fire-årig-periode - og derfor bryder de reglerne ved ikke at have foretaget et EU-udbud, vurderer Steen Jensen.

Udover 'her-og-nu'-vikarerne har AVV i den samme årrække også tildelt leverandøren Brdr. Sommer over 6 mio. kr. for 'her-og-nu'-reparationer i forbindelse med akutte nedbrud, ligesom også leverandøren Erik Lytzen Holding har fået over 5 mio. kr. for 'her-og-nu'-elektrikerydelser siden 2013.

- Der kan jo ikke blive ved med at være et akut behov for AVV. Det går måske én enkelt gang, men så må man sætte sig ned og regne på, hvad det fremtidige akutte behov bliver, og så må man lave nogle rammeaftaler på ydelserne, siger Jacob Georg Naur fra Hejm Advokater.

Hos AVV kalder bestyrelsesformanden eksemplerne for ‘søgte’, og han mener, at AVV’s fem år lange akutte behov for at få selskabets daglige drift til at hænge sammen har været grund nok til, at omsætningen ikke har været udsat for den lovpligtige EU-konkurrenceudsættelse.

- Et nedbrud koster os det hvide ud af øjnene. Vi har tidligere haft nogle andre til at reparere ovnene, og det var ad helvede til, fordi de ikke kendte systemerne godt nok. Og så er det klart, at vi bruger dem, der kender systemerne, og som kan løse opgaven så hurtigt som muligt, forklarer bestyrelsesformanden.

Men så bør I jo lave en rammeaftale og konkurrenceudsætte opgaven, så I sikrer jer, at I får den billigste pris?

- Ja, ja, men jeg vil stadig sige, at det er en meget teoretisk indfaldsvinkel, og jeg ved også, at det i sidste ende kommer til at blive væsentligt dyrere og mere besværligt - men selvfølgelig skal reglerne overholdes, mener Jørgen Bing.

Ifølge bestyrelsesformanden har de ulovlige indkøb været 'lidt af en øjenåbner' for AVV.

- Derfor har vi igangsat en kortlægning af vores interne procedurer, og vi vil iværksætte en løbende gennemgang af vores indkøb for at sikre, at udbudsreglerne overholdes, skriver Jørgen Bing og direktør Steen Madsen i det skriftlige svar.

Bestyrelsen for affaldsselskabet skal ifølge formanden nu drøfte og gennemgå udbudsreglerne med Horten Advokatpartnerselskab på næstkommende bestyrelsesmøde den 13. februar.