Det samlede sygefravær er faldet lidt siden sidste år, og det er naturligvis positivt. Men sygefraværet skal endnu længere ned. Det er en af de syv målsætninger, finansministeren sender med ekstrabevillingen på tre mia. kr. til at forbedre løn og arbejdsvilkår i den offentlige sektor og særligt på sundheds- og plejeområdet. 

I perioden november 2022 til oktober 2023 havde kommunale medarbejdere på tværs af fagområder i gennemsnit 14,6 sygedage eller fraværsdage pr. fuldtidsbeskæftigede, som måleenheden så mundret hedder. 

Der er en masse mellemregninger, fordi medarbejdere er ansat på forskellige timeantal. Men for en kommune med 4.000 ansatte svarer det til omkring 75.000 fraværsdage. 75.000 gange, hvor en kerneopgave ikke blev løst, 75.000 gange, hvor andre kollegaer har løbet hurtigere, eller 75.000 gange med potentielt behov for vikardækning (Kilde: KRL oktober 2023).

Hvis man for alvor vil lykkes med færre sygedage, øget trivsel og mere velfærd, nytter det ikke at klappe i hænderne, når en kommune reducerer sygefraværet med en halv dag pr. medarbejder. 

Der skal mere til: En aktiv, løbende og fokuseret indsats og målrettede tiltag, som tager fat der, hvor udfordringerne ligger – i stedet for at skyde med spredehagl eller handle på udokumenterede synsninger og mavefornemmelser. 

Data kan hjælpe kommunerne til at blive klogere på, hvorfor sygefraværet udvikler sig, som det gør. Det er nemlig her, man tjekker hypoteserne, så der kan planlægges målrettede indsatser. Og det er også her, man følger op på, om de virker, og om det kan betale sig at udbrede indsatsen til andre områder i organisationen. 

Det lyder desværre mere ligetil, end det er. For selvom kommunerne har masser af data til rådighed, som de bl.a. indberetter til Kommunernes og Regionernes Løndatakontor og Danmarks Statistik, er der behov for en ensartet systematik og brug af måleenheder. Der er behov for at strukturere data, så man kan dykke ned i dem og finde sammenhænge. 

Men potentialet er stort, som disse erfaringer fra arbejdet med sygefravær og data på ældreområdet viser.

Lokalisér problemet

Selvom et samlet gennemsnitligt sygefravær ligger på et acceptabelt niveau, dækker gennemsnitstal i sagens natur over flere forskellige virkeligheder, og variationerne forbliver skjult. 

Kigger man i stedet på sygefravær fordelt på forvaltninger, afdelinger, institutioner og medarbejdergrupper, får man et mere nuanceret billede og mulighed for at sætte ind overfor det egentlige problem med langt mere virkningsfulde effekter til følge. 

I fig. 1 ses sygefraværet for det samlede plejecenterområde i en kommune (den stiplede linje) samt sygefraværet fordelt pr. plejecenter. Plejecenter D er særligt udfordret med et sygefravær på 31,6. Hvis det blot lykkes med at nedbringe sygefraværet til gennemsnittet for kommunens plejecentre, er der 289 ekstra dagsværk til rådighed, som kan bidrage til at løse kerneopgaven. Det er til at tage at føle på i en tid, hvor ressourcerne er knappe. 

Målrettede indsatser i gang

Ved at fordele fraværet på plejecenterniveau blev det muligt for områdelederen at sætte ind med lokalt tilpassede indsatser der, hvor problemet er størst. 

Samtidig opstår en oplagt mulighed for, at plejecentrene indbyrdes kan lære af hinanden. Måske er der noget i vagtplanlægningen, man kan se på? Eller måske lederen på plejecenter B har en bedre praksis for at holde opfølgende sygesamtaler, som bør udbredes?

Samme kommune brugte historiske data til at undersøge, hvorvidt sygefraværet var sæsonbestemt. Figur 2 viser sygefraværet på plejecenter D fordelt over hele året. Her bliver det tydeligt, at sygefraværet var ekstra højt i december. 

I dialog med ledelsen opstod en hypotese om, at det skyldtes et ekstra pres på familielivet som følge af gaveindkøb og juleaktiviteter med børn, og at det muligvis resulterede i flere sygemeldinger. 

For at efterprøve hypotesen blev sygefraværet fordelt på aldersgrupper, og aldersgruppen med yngre børn havde flere sygefraværsdage end de øvrige aldersgrupper. 

For at afprøve hypotesen indførte ledelsen på plejecenteret forsøgsvis to tvungne feriedage i december. Resultatet blev, at sygefraværet faldt væsentligt samtidig med, at lederen fik mulighed for at planlægge vikardækning i god tid, så decemberdagene alt andet lige blev bedre og roligere for beboerne, som det fremgår af figur 3. 

Sæt ind, hvor effekten er størst

Flere kommuner forklarer et højt sygefravær i hjemmeplejen med, at især elever er meget syge. Det er i øvrigt et godt eksempel på en myte om sygefravær, som trives i bedste velgående i kommunerne. Med data kan vi få objektiv indsigt i sygefraværet fordelt på medarbejdergrupper. 

Som eksemplet fra kommunen (fig. 4) viser, er elevernes sygefravær ganske rigtigt højt – men fordi antallet af elever er forholdsvis lavt, i dette eksempel kun 27 elever mod 114 overenskomstansatte (og to i fleksjob), vil en indsats for at sænke elevernes sygefravær have ringe effekt på det samlede sygefravær. 

Det kan simpelthen bedre betale sig at fokusere på sygefraværet blandt de overenskomstansatte. 

Proaktive indsatser

De fleste kommuner sætter hvert år et mål for sygefravær og planlægger relevante indsatser. Opfølgning sker ved årets afslutning, og måske har indsatserne virket, måske ikke. 

Det er ærgerligt, for når kommunerne blot følger kalenderåret, går de glip af værdifuld indsigt, som muliggør løbende opfølgning og giver mulighed for at gå i dialog med medarbejdere og iværksætte nye indsatser, før sygefraværet stikker af. 

Ved også at overvåge det akkumulerede sygefravær for de sidste 12 måneder får kommunen indblik i sygefraværets udvikling over tid. I eksemplet her lå sygefraværet for hele 2022 på 17,4 (fig. 5).

Opgjort i slutningen af oktober 2023 lå sygefraværet for de sidste 12 måneder på 20,7. Opgjort på denne måde kan det stigende sygefravær allerede spores i de første måneder af 2023. Det er vigtig information, ikke blot for planlægningen, men også for muligheden for at iværksætte proaktive indsatser. 

Myter er gode – men ikke som undskyldninger

Myter fylder meget i dialogen om sygefravær. Den dårlige luft i bynære områder er skyld i sygefraværet – selvom sygefraværet i ø-kommuner og kommuner ved Vesterhavs-kysten er lige så højt som i bynære kommuner. Og i 2021 fik corona generelt skylden for en kommunes ekstraordinært høje sygefravær, selvom corona ramte hele landet. 

Myter og gisninger kan i og for sig være produktive, for de hjælper til at spotte og afprøve hypoteser, der kan føre til mindre sygefravær. Dog er det vigtigt, at man anvender myterne konstruktivt og søger at be- eller afkræfte dem. Ellers ender det med, at man reproducerer dårlige historier og uheldige vaner og på sigt skaber en sygefraværskultur, som ikke er bæredygtig. 

Struktureret data er en nyttig vej til at tilvejebringe de indsigter, som kvalificerer dialogen og indsatserne for at mindske sygefraværet.