Indkøbere løsner op for spændetrøjen

Flere udbud vil fremover være med funktionskrav. Tendensen er særlig klar ved beskæftigelsesopgaver, men funktionskrav optræder også inden for uddannelse, befordring og rådgivning, viser ny undersøgelse fra Udbudsrådet.

tema: indkøb

Af Sine Riis Lund | [email protected]

Erhvervslivet efterspørger mindre spændetrøje og mere frihed. De ønsker flere funktionsudbud. Begrebet er endnu ukendt for rigtig mange indkøbere, men derimod synes tankegangen ikke så fjern fra deres virkelighed. Kommunerne er allerede begyndt at lette jerngrebet med færre specificerede krav i deres udbud, viser en ny rapport lavet af Ernst & Young for Udbudsrådet. De har undersøgt 109 offentlige udbudsmaterialer fra perioden 2009 til 2010, og heraf indeholder 32 udbud tydelige elementer af funktionskrav. Kommuner står for 20 af de 32 udbud. 

”Jeg synes, at rapporten meget fint rapporterer, at man er kommet et godt stykke vej. Når der stadig er potentiale for, at det kan udvikle sig, så er det fordi, det er svært og slet ikke så enkelt endda,” forklarer Jakob Scharff, chef for offentlig-privat i KL.

Funktionsudbud er kendetegnet ved at sætte krav til målet, men ikke til metode og proces i et udbud. Meget forsimplet vil man i et funktionsudbud stille krav om, at græsset ikke må blive højere end otte centimeter, mens et traditionelt udbud slår fast, at græsset skal slås to gange om ugen.

Skaber innovation

Står det til DI, bør funktionsudbud fylde langt mere i de kommunale udbud.  Det vil give virksomhederne mulighed for at inddrage nye teknologier og nye metoder til at løse opgaverne, som kan skabe grobund for innovation i den offentlige sektor. 

”Man giver en metodefrihed, som er befriende. Man kan afprøve nye ideer, efterhånden som man bliver klogere på opgaven. Har du detaljerede kravsspecifikationer fra et traditionelt udbud, så er det som at have en spændetrøje på. Så kan du intet foretage dig,” fortæller Henrik Friis, chef for offentlig-privat i DI.

Funktionsudbud er i dag allerede meget udbredt inden for områderne veje og it-relaterede ydelser. Seks af rapportens 32 udbud med funktionskrav omhandler it. Desuden viser Udbudsrådets stikprøve, at funktionskrav især er anvendt inden for beskæftigelsesområder som jobsøgnings- og aktiveringskurser. Her optræder funktionskrav i fire ud af seks undersøgte udbudsmaterialer. Blandt andre Århus og Odense har arbejdet med udstrakt metodefrihed på beskæftigelsesområdet. Derudover optræder udbud med funktionskrav imellem hvert 3. og 4. udbud inden for uddannelse, befordring og rådgivning.

Ekspert i konkurrenceudsættelse Ole Helby Petersen, AKF, er enig i, at udbud med funktionskrav kan være et middel til udvikling af kommunerne.

”Vi har ikke så meget erfaring endnu, at vi altid kan sige, at det er en god idé, men meget tyder på, at man med fordel kan forsøge sig mere frem med funktionsudbud, hvis man gerne vil have mere innovation i den offentlige sektor,” fortæller han.

Mere udbredt i Sverige

I Sverige har innovationsargumentet været en af drivkræfterne for udbredelse af funktionsudbud, som er mere almindelige i nabolandet. Mange af de første funktionskontrakter blev lavet inden for infrastruktur og it, ligesom i Danmark, men udstrakt metodefrihed optrådte også tidligt inden for Facilities Management som drift og vedligehold af ejendomme, samt servicefunktioner. I Sverige er der på mange områder udviklet branchestandarder og standardprocessor som inspiration, men ingen generelle eller alment gyldige vejledninger i udformning eller specificering af funktionskrav. Årsagen til flere funktionsudbud forklares med længere og større tradition med outsourcing og heraf større ’modenhed’ og tryghed blandt bestillere og leverandører. Norge vurderes derimod at være mindre modent end Danmark til at lægge større frihed for metoder og aktiviteter ud til de private.

I Danmark er der endnu kun foretaget meget få helt rene funktionsudbud, og Ole Helby Petersen vurderer, at den manglende udvikling i Danmark især drejer sig om holdningen i de danske kommuner.

”Jeg tror både, at det er vanetænkning, sådan har man været vant til at gøre i den offentlige sektor, og så tror jeg, at der kan være en barriere i forhold til, om man tør kaste sig ud i en lidt mere åben funktionskontrakt,” siger han.

Risikoen ved udbud er, at kommunen ikke helt præcist ved, hvad man får. Rapporten fra Udbudsrådet lægger imidlertid vægt på, at ansvar og risiko ved valg af udførelsesmetode og arbejdsplanlægning overføres fra bestiller til leverandør i funktionsudbud.

Ingen trylledrik

Frederikshavn er blandt de kommuner i Danmark, som har anvendt funktionsudbud, dog begrænset til hårde områder som bygningsopgaver. Kommunaldirektør Jane Wiis har positive erfaringer med metodefriheden.

”Vores erfaring er, at vi får mere for pengene ved at arbejde meget med funktionsudbud. Som funktionsudbyder har du en chance for at få det bedste ud af virksomhederne,” fortæller hun.

Jane Wiis er også næstformand i Udbudsrådet, og hun er enig med rapportens konklusioner om fordelene ved mere innovation og de mulige effektiviseringsgevinster, men hun har også sine forbehold.

”Jeg opfatter ikke det her som en trylledrik. Det her med at sige, at hvis vi bare alle drikker det her, så fungerer det hele, den tror jeg ikke på,” siger Jane Wiis.

Hun er ikke i tvivl om, at tankegangen med mere metodefrihed vil brede sig blandt landets indkøbere de kommende år, men i et roligt tempo, og den vurdering deler Jakob Scharff, KL.

”Jeg tror, at vi vil se en stille og rolig vækst i årene fremover. Der vil ikke blive tale om en steppebrand,” siger han.

Udover at langtfra alle opgaver egner sig til funktionsudbud, så ligger der et stort arbejde i forberedelsen af disse typer udbud, understreger Jakob Scharff. For eksempel kræver det en langt større grad af dialog med leverandører forud for udbudsprocessen, end det sker i dag. På den måde opnår indkøberne en fornemmelse af markedets modenhed og muligheder.

I løbet af de kommende måneder får kommunerne forskellige værktøjer til at klare funktionsudbud, herunder trin-for-trin-vejledninger. :

Økonomi

Tilmeld dig nyhedsbrevet