De fleste har efterhånden de store linjer på plads, når det handler om planlægning af folkemødet.
Nu gælder det fintuning af folkemødedeltagelsen, så den kommunikerer på den bedst mulige måde. Detaljer kan være helt afgørende for succes eller fiasko. For der er hård konkurrence blandt de over 1.000 organisationer, virksomheder og foreninger, når det handler om at få tilskuere til debatterne, taletid i medierne, SoMe-aktiviteterne til at spille og beslutningstagerne i tale.
Derfor kommer der her en række gode råd til, hvad der kan være med til at optimere kommunikationen omkring folkemødeaktiviteter:

Debatter uden kedelig forvægt
Folk vil stadig gerne høre en spændende debat, også selvom det er i et brandvarmt telt med plasticstole. Men desværre bliver alt for mange folkemødedebatter allerede punkteret i starten, fordi der simpelthen går for lang tid med de indledende øvelser.
Derfor skal indledningen forberedes grundigt, så man undgår kedelig forvægt. Præsentationen af panelet bør være kort, underholdende og ske i tæt dialog med paneldeltagerne, så der straks er dynamik og stemning.
Indledende runder, hvor deltagerne hver får fem minutter til et oplæg, skal forbydes. Paneldeltagerne taler altid i dobbelt så lang tid og skøjter rundt i øst og vest. I stedet skal konflikter og uenigheder på bordet med det samme, og er der sket aktuelle ting på området, skal det inddrages hurtigt i debatten.
Aktualitet og konflikt er vigtige drivere i den gode debat!

Hurtige backstage-møder
Alle vil gerne have fat i politikerne på Folkemødet. Og selv om stort set alle politikere kommer med åbent sind og lyst til dialog, siger det sig selv, at det er svært at nå at tale med samtlige knap 100.000 deltagere. Derfor er det en god ide hjemmefra at lave aftaler med de beslutningstagere, man gerne vil i dialog med. Man skal ikke forvente at få timelange møder, måske blot en hurtig kop kaffe eller øl.
Aftal for eksempel med politikere, der deltager i jeres arrangementer, at de kommer ti minutter før arrangementet og brug tiden på et hurtigt møde backstage, hvor I ikke bliver forstyrret.
På Bornholm gælder det i høj grad om at opbygge og styrke relationer til beslutningstagerne. Det mere komplicerede public affairs arbejde udføres andre steder.

SoMe med måde
Der er stadigvæk alt for meget afsenderorienteret kommunikation på de sociale medier under Folkemødet. Det vil sige kommunikation, der ikke er relevant for andre end afsenderen. Bare fordi man kan, behøver man ikke lægge billeder på Facebook eller skrive tweets. Det er jo oplagt at ens SoME-aktiviteter skal flugte med de strategiske pejlemærker i organisationens kommunikationsstrategi.
Derudover må målsætningen også være at indramme nogle gode folkemøde-moments til ansatte og interessenter og fortælle om de nyheder, der kommer frem i debatterne. Her er det oplagt at bede ordstyrerne om at fokusere ekstra på områder, man gerne vil lave 'nyheder' på. For eksempel få politikerne til at forholde sig til, om de vil bruge flere penge på et område eller lave lovgivningen om.
Melder politikerne klart ud, skal det selvfølgelig straks ud på de sociale medier.

Forsamlingshus – ikke showroom
Rigtig mange af dem, der deltager i Folkemødet, anskuer det som en begivenhed, der ligger et sted mellem arbejde og fornøjelse. Selv de mange professionelle politiske aktører, der deltager, har en afslappet tilgang til tingene på folkemødet. Derfor er det også vigtigt at kombinere det seriøse med det hyggelige og afslappede. Der skal være plads til det sjove, uforudsete, kreative, og ens arrangementer skal have en skarp, men også hyggelig grundtone.
Derfor bør man huske, at de fleste på Folkemødet har intolerance overfor PowerPoints og flyers. Ligeledes skal projektlederen, der gerne vil lave en masse flotte plancher med fakta, holdes i kort snor i ugerne op til Folkemødet.
Der må gerne kommunikeres en smule fakta, men kun tal og fakta, der kommunikerer godt.

Identitet og profil skal hænge sammen
Folkemødet er også stedet, hvor omverdenen kan få et andet indblik i organisationen eller virksomheden end det, de får igennem medierne, glitterpapiret og de mere formelle relationer. Generelt ser man mere til organisationernes identitet på folkemødet, end man plejer. Der er sjove arrangementer, hyggelige events og god plads til at netværke og mingle.
Derfor skal man som organisation også overveje, at den stil, der køres på Folkemødet, flugter med den profil, som man ellers gerne vil have.
Vil man for eksempel gerne fremstå som en åben, kreativ eller nytænkende organisation, skal det også være den identitet, folk møder på Bornholm.
Derudover skal man huske, at det stærke brand starter indefra. Så god stil på Folkemødet smitter af på organisationens samlede brand.

Politikere hitter
I modsætning til resten af året, hvor politikerleden hersker i bedste velgående, har vores folkevalgte de fire dage på Bornholm status som helt store rockstjerner.
Det er dem, både de professionelle og 'folket' vil tale med, og derfor er det også vigtigt, at have politikere med i sine forskellige arrangementer.
Politikerne må endda meget gerne have en hovedrolle ved de forskellige events, da det er dem, der er publikumsmagneterne.