Allerede næste år skal kommunerne finde 700 mio. kr. i besparelser i administration, hvis regeringens mål i økonomiaftalen skal nås. Jagten på bureaukrati og “kolde hænder” er et regeringsmantra udsat for kritik og skepsis hos KL og de enkelte kommuner, men måske skal diskussionen om potentiel afbureaukratisering begynde et helt andet sted end med et givent sparemål.

Overflødigt papirarbejde fjernes ikke med trylleslag gennem hensigtserklæringer fra hverken Christiansborg eller chefkontorer i den kommunale administration. Skal processen lykkes, skal medarbejdere ved frontlinjen inddrages fra starten, så der bliver fælles ejerskab om forandringerne, ligesom det er en kollektiv opgave at identificere “overflødigt bøvl”, vurderer en af landets førende eksperter i offentlig ledelse og forandringsprocesser, Tina Øllgaard Bentzen, lektor på Roskilde Universitet.

Endelig skal man gøre sig klart, at den største gevinst næppe er sparede lønkroner, men noget andet, der på mange måder repræsenterer en større værdi.

Det sidste vender vi tilbage til senere. 

Pas på med bare at åbne buret 

Tina Øllgaard Bentzen forsker i frisættelse, tillidsbaseret ledelse og styring i offentlige organisationer. Med særligt fokus på samskabt styring som en vej til afbureaukratisering og mere tillid i den offentlige sektor. 

Og her ligger hendes væsentlige pointe i forhold til det arbejde, kommunerne står overfor og for manges vedkommende allerede har været i gang med et stykke tid.

- Vi har snakket meget om færre regler og mindre kontrol og om at slippe det hele løs som basis for afbureaukratiserings-dagsordenen. Men min forskning viser, at det ikke er nok bare at åbne buret, siger Tina Øllgaard Bentzen.

Hun understreger, at effektiv ledelse er fundamentalt for en vellykket proces: Både i overordnede termer fra politikerne og hands-on i administrationen. Men mulighederne og frirummet, som følger med frisættelsesprojektet, kalder på det, Tina Øllgaard Bentzen kalder samskabsstyring.

- Vi har rigtig mange systemer, som hjælper os med at styre i den offentlige sektor. Typisk er det en topledelse, der træffer sådan nogle beslutninger, måske sammen med nogle eksperter på området, men uden at involvere frontlinjen. Det kan godt være, at man hører dem lidt, men det er tit sent i processen. Problemet med det er, at man ofte ser, at de her systemer bliver implementeret top-down, siger hun.

Samskabsstyring er en anden tilgang, hvor man starter nedefra med et ideal om, at de aktører, der skal arbejde med et styringsværktøj, også er med til at designe det og få det til at fungere i praksis. 

Medarbejdere skal identificere problemerne

Tina Øllgaard Bentzen fortæller, at mange kommuner allerede er i gang med forskellige former for samskabsstyring. Eksempelvis har både Køge og Roskilde gang i forsøg i ældresektoren. Rundt om i kommunerne behøver man ikke vente på startpistolen fra hverken Christiansborg eller direktionen i kommunen.

- Det er ikke nødvendigvis dumt, at topledelsen starter med at vise, at man godt vil det her.  Men vi har også eksempler på nogle ledere i en kommune, der bare er gået i gang og faktisk har fået nogle rigtig gode resultater ud af det, fortæller hun og tilføjer:

- Man skal være meget opmærksom på, hvordan medarbejderne reagerer på tilbud om at få mere plads og autonomi.  Og der skal noget ledelse til. Der skal vi være gode til at bygge tillid op i relationen mellem ledere og medarbejdere, men også i en masse andre relationer.

Et afgørende element er at få medarbejderne til at pege på det, der ikke virker, frem for at lederen peger på regler, vedkommende ikke synes fungerer særlig godt.

Tina Øllgaard Bentzen og hendes kollegaer har i deres forskning fulgt en række kommuner, som er begyndt med samskabsstyring, og hvor forandringer sker i en fælles proces mellem ledere og medarbejdere. Konklusionen er klar: Det er afgørende at få medarbejderne med ombord fra starten, fortæller Tina Øllgaard Bentzen. 

Sammen med tillidsrepræsentant eller medarbejderrepræsentant  skal lederen sætte rammen for den snak og samle  op. Helt enkelt starter man nedefra på den enkelte arbejdsplads med at identificere, hvad det er for noget “bøvl, der fylder her”. 

Både grønt og rødt bureaukrati

Her kan man gøre overraskende opdagelser undervejs.

Der er både relevant og overflødigt bureaukrati – det første kalder Tina Øllgaard Bentzen grønt, det sidste rødt. 

Regler er næsten altid etableret med gode intentioner, men over tid kan de blive orange i kanten, og så er det vigtigt at få tjekket, om tiden er løbet fra det. Og netop denne type bureaukrati er ofte født på arbejdspladsen.

-  For vi ved, at det jo ikke kun er regler, der kommer oppe fra. Vi er også ret gode til selv at lave det, som vi kalder for selvpåført styring, siger Tina Bentzen og forklarer: 

- Det kan jo være en afdeling, hvor der på et tidspunkt er sket en fejl. Så konstruerer man en procedure for at undgå gentagelse. Måske laver man en regel om, at hvis man skal sende noget ud i huset, så er der tre, der skal kigge på det inden. 

- Så har man selv opfundet styring. Selvfølgelig fordi man tror på, at det kan hjælpe én i opgaveløsningen, men man glemmer, om det var regeringen eller dem i kommunen eller lederen selv, der fandt på det. Det er selvpåført styring, siger hun.

Gevinsten: Tilfredse medarbejdere

Og så er vi tilbage ved de potentielle gevinster ved afbureaukratisering, som virker. Tina Bentzen er ikke i tvivl om, at besparelser via effektivisering har været et overordnet mål.

- Men det er faktisk ikke det, der er den største gevinst. Det er, at medarbejderne oplever, at deres arbejde bliver mere meningsfuldt. De kan arbejde på en mere fornuftig måde og løfte opgaverne bedre. Dermed er de mere motiverede og har lyst til at blive på arbejdspladsen, siger hun og henviser til de voldsomme rekrutteringsproblemer, som præger hele den offentlige sektor.

Ser man afbureaukratisering i det lys, kan gevinsterne få større værdi end en umiddelbar budgetbesparelse.

- Hvis du kigger på, hvad der er problemer med at rekruttere og fastholde medarbejdere i den offentlige sektor lige nu, vil jeg sige, at det at sørge for at skabe nogle rammer, hvor medarbejderne har lyst til at være og kan se mening med det, de laver, er mindst lige så vigtigt lige nu, siger hun med en opfordring til ikke mindst politikerne om at se både frisættelse og afbureaukratisering i et bredere perspektiv. 

- Vi kan se i de kommuner, der har arbejdet med samskabsstyringer, at man får skabt nogle medarbejdere, der er rigtig gode til at spotte, når der er noget, der står i vejen for en god opgaveløsning.  

- På den måde tror jeg faktisk også, at der er en effektivisering at hente.  Men hvis man tror, at man bare lige kan knipse med fingrene, og så finder man lige sådan en hel bunke regler og smider dem ud ad vinduet, og så har vi høstet et antal millioner, det er en alt for kortsigtet måde at betragte det på, pointerer Tina Øllgaard Bentzen.