En sms fra en borgmester om kommunale forhold er hverken privat eller hemmelig. Det står klart, efter at Ankestyrelsen har afgjort en række konkrete sager, som Kommunen.dk har rejst.

Ankestyrelsen slår fast, at sms’er og e-mails, som borgmestre og kommunaldirektører sender, er omfattet af offentlighedslovens bestemmelser om aktindsigt, også selvom de ikke er blevet gemt i det kommunale elektroniske arkiv.

Afgørelserne får offentligheds-ekspert Oluf Jørgensen til at opfordre kommunerne til at gemme borgmestres og kommunaldirektørers sms’er.

Oluf Jørgensen minder om, at der i forbindelse med minksagen kom opmærksomhed om ulovlig sletning af sms’er fra mobiltelefoner, som Statsministeriet stiller til rådighed for ministre og topembedsmænd. Den ulovlige praksis blev stoppet.

To gange medhold

Et stort antal kommuner afviste vores anmodning om aktindsigt. Især to begrundelser gik igen i kommunernes afvisninger:

For det første mente kommunerne, at vores anmodning ikke var præcis nok. Kommunerne mente, vi skulle angive en bestemt sag, hvor borgmesteren og/eller kommunaldirektøren kunne have sendt en sms eller en mail. 

Men vores anmodning angav et tværgående tema, og Ankestyrelsen har givet os fuldt medhold i, at tema-anmodningen er helt i orden og skal besvares af kommunerne. 

For det andet forklarede kommunerne i næsten enslydende svar, at kun hvis en sms eller en mail fra eksempelvis borgmesteren angår en konkret sag og er arkiveret på denne sag i de såkaldte ESDH-systemer (elektronisk sags- og dokumenthåndtering), kan der være tale om at give aktindsigt.

Men Ankestyrelsen har også her givet fuldt medhold til Kommunen.dk, idet også ikke-journaliseret materiale er omfattet af offentlighedsloven.

En lang række kommuner har derfor fået besked på at genbehandle anmodningerne om aktindsigt i borgmestres og kommunaldirektørers sms’er og emails.

Vigtige principper

En af landets førende eksperter i offentlighedsloven, Oluf Jørgensen, jurist og forskningschef emeritus på Danmarks Medie- og Journalisthøjskole, har set Ankestyrelsens afgørelser og siger, at Ankestyrelsen har fastslået nogle vigtige principper om aktindsigt:

- En anmodning om aktindsigt kan omfatte et tema med henblik på at undersøge kommunens praksis på et område, f.eks. påvirkning eller forsøg på påvirkning af mediedækningen. En anmodning om temaindsigt skal give pejlemærker for, hvilke sager og dokumenter der skal findes frem, forklarer Oluf Jørgensen.

Ankestyrelsen har fastslået, at der var tilstrækkelige pejlemærker i anmodningen, som Kommunen.dk sendte til landets kommuner. Vi bad om aktindsigt i ”borgmesterens og kommunaldirektørens henvendelser til journalister og redaktører eller andre ansatte ved lokale og regionale medier om modtagerens – eller modtagerens medarbejders medvirken i mediedækning f.eks. tv, radio eller artikler i hele perioden fra 1. januar 2018 til dags dato.” 

Krav opfyldt

 Charlotte Kirkeby, chefkonsulent i Tilsynet i Ankestyrelsen, siger:

- Temakravet er opfyldt, fordi du henviser til korrespondance mellem to parter, og der er et emne.

Oluf Jørgensen nævner, at andre eksempler på temaindsigt kunne være ”borgmesterens udlandsrejser i denne valgperiode som repræsentant for kommunen” eller ”kommunens påbud til landbrug i miljøsager de seneste to år”.

Han siger også, at sms’er og e-mails, der indgår i behandlingen af en kommunal sag, er dokumenter i offentlighedslovens forstand. Det gælder også borgmestres og kommunaldirektørers sms’er og mail, uanset om de modtages eller sendes fra deres egne mobiltelefoner. Indholdet er afgørende – ikke formen. 

Gem sms’er

Journaliseringspligten blev lovfæstet ved ændringen af offentlighedsloven i 2013. Dokumenter skal journaliseres, når de er modtaget eller sendt i forbindelse med behandlingen af en sag og har betydning. For interne dokumenter gælder journaliseringspligt dog kun for dokumenter i ”endelig form”. 

 - Ankestyrelsen har fastslået, at retten til aktindsigt ikke afhænger af, om et dokument faktisk er blevet journaliseret, som det skulle, f.eks. borgmesterens kommunikation med en journalist om en kommunal sag. Aktindsigt kan også omfatte et dokument, der ikke er journaliseringspligtigt, f.eks. en intern oplysning om faktiske forhold i en sag, siger Oluf Jørgensen.  

Som nævnt kan en kommune ikke afslå en anmodning om aktindsigt, blot fordi den ikke umiddelbart kan finde relevante dokumenter i journalsystemet.

Oluf Jørgensen forklarer, at kommunen skal undersøge, om den f.eks. er i besiddelse af mails eller sms-beskeder, som er omfattet af en anmodning om aktindsigt.

- Hvis der f.eks. er grund til at tro, at borgmesteren, kommunaldirektøren eller andre repræsentanter for kommunen har modtaget eller sendt mails eller sms’er fra egne mobiler, så må de anmodes om at tjekke.  

Sikker opbevaring

Det fremgår af de afgørelser, som Ankestyrelsen har truffet på baggrund af klagerne fra Kommunen.dk, at kommunerne ikke er forpligtet til at foretage søgninger i for eksempel borgmesterens sms’er. Det er tilstrækkeligt, at kommunen spørger borgmesteren, om han har sms’er, der er omfattet af aktindsigtsanmodningen.

Hertil siger Oluf Jørgensen:

 - Kommuner må sørge for sikring af oplysninger på mobiltelefoner, som stilles til rådighed for borgmester, kommunaldirektør og andre embedsmænd. For oplysninger, der er omfattet af lovkrav om journalisering og aktindsigt, bør der være faste procedurer for overføring til mere sikker opbevaring i myndighedens journalsystemer.

Oluf Jørgensen peger også på, at det kan tænkes, at nogle sagsrelevante oplysninger og dokumenter findes på borgmesterens eller kommunaldirektørens egne, private mobiltelefoner.

- Hvis det kun sker undtagelsesvis, må det være tilstrækkeligt, at kommunen spørger borgmesteren og kommunaldirektøren og beder dem tjekke, om der er relevante oplysninger. På den ene side må private mobiler ikke bruges til at omgå reglerne for offentlig forvaltning. På den anden side skal også kommunens topfolk have mulighed for privatliv uden kontrol, siger Oluf Jørgensen.

Spørg borgmesteren

Det er altså tilstrækkeligt, at en kommune spørger borgmesteren, om der er sms’er, som er omfattet af aktindsigtsanmodningerne.

Det har flere kommuner gjort på baggrund af afgørelsen fra Ankestyrelsen, og næsten alle kommuner har derefter oplyst, at der ikke findes sms’er eller e-mails, som er omfattet af aktindsigtsanmodningen.

Med andre ord har borgmesteren og kommunaldirektøren selv oplyst, at de ikke har skrevet til en journalist eller et medie om kommunale forhold.

Fint med åbenhed

Da Kommunen.dk for mere end et år siden bad om aktindsigt i alle landets borgmestres sms’er og emails om kommunale forhold, som var sendt til journalister og medier, var der nogle få, som faktisk udleverede sms’er og emails.

Fra Roskilde Kommune modtog vi nogle sms’er, som borgmester Tomas Breddam (S) havde sendt til en journalist på en lokal avis.

Borgmesteren var tydeligt utilfreds med journalisten: ”Synes mere du skulle overveje at gå ind i Politik. Det er det laveste jeg har set fra din side til dato og det siger ikke så lidt,” skrev borgmesteren blandt andet til journalisten.

Her et år efter har vi kontaktet Tomas Breddam igen og spurgt, hvad han siger til, at hans sms’er og emails kan blive offentliggjort:

- Jeg går ind for åbenhed, så det har jeg det fint med.

- I takt med at vores kommunikationsvaner ændrer sig, vil grænserne for, hvad der er skriftlig kommunikation også flytte sig. Det har jeg det helt fint med, siger Roskilde-borgmesteren. :