Politik fra rødderne

Ledere sidder i møde den halve arbejdstid

Offentlige ledere bruger halvdelen af arbejdstiden i et mødelokale, viser tal fra Lederne. Der bliver simpelthen holdt for mange møder, der ikke er vigtige, mener ekspert i mødeledelse.

 ledelse

Af Redaktionen | [email protected]

”Jeg booker dig lige til et møde.” Er det en frase, du ofte hører – eller selv bruger - og har du svært ved at finde et lille hul i en allerede overplastret kalender, ja så er du ikke alene. Danmarks største undersøgelse om ledere og ledere, ’Det Danske Ledelsesbarometer’, som Aarhus Universitet står bag sammen med Lederne, viser, at ledere i Danmark bruger pænt meget tid i et mødelokale – i gennemsnit 44 procent af arbejdstiden. 

Blandt offentlige ledere bliver lige godt halvdelen, 49 procent, af den samlede arbejdstid brugt på møder. Det løber op i 24 timer om ugen. 16 timer bruges på interne møder og samtaler, mens resten af tiden bruges eksternt. 

”Typisk er det sådan, at jo højere på strå man er som leder, jo flere timer tilbringer man i møder. Og møde vil sige, at man snakker med nogle andre mennesker, der så gør de ting, der er besluttet. Det er ikke så urovækkende. Det er først urovækkende i det øjeblik, at det er uproduktivt. Møder er ikke et kvantitativt anliggende, men derimod kvalitativt,” siger Ib Ravn, der er lektor ved Aarhus Universitet og forsker i mødeledelse. 

Han mener, at der rundt­omkring på de danske arbejdspladser er en tendens til at holde mange møder, der simpelthen ikke er vigtige. 

”Der er mange faste møder, hvor man bare mødes i den samme gruppe en gang om ugen eller en gang om måneden, for det gør man nu engang, og så finder man ud af bagefter, at det ikke var særlig vigtigt at bruge en hel time på det. Det er min erfaring, at der simpelthen bliver snakket for meget. Gode mødeledere vil være i stand til at sige ”tak, nu tror jeg, vi har hørt nok”, mens knap så gode mødeledere lader folk snakke løs, indtil der ikke er flere, der har noget på hjerte,” siger Ib Ravn.

Netop manglen af ledelse på møder er en af de helt store faldgruber, mener ledelsesrådgiver hos Lederne Niels Henriksen.

”Det er mødelederens ansvar altid at have mødets formål for øje. En mødeleder skal kunne skære igennem og ikke overdrive den demokratiske involvering bordet rundt. Derimod skal en god mødeleder facilitere mødet, evne at improvisere i nuet, og ikke være bange for at træffe en beslutning,” siger Niels Henriksen. 

Han mener, at møder – brugt rigtigt – kan være den vigtigste ledelsestid, man har som leder. Særligt i en ’stor virksomhed’ som en kommune, hvor der automatisk vil være flere møder, fordi offentlige ledere ofte har ansvar for rigtig mange medarbejdere. Derfor skal man som leder heller ikke være bange for, at der ikke er tid til ’rigtig ledelse’, selvom det meste af dagen foregår i et mødelokale. 

”Møder er også ledelse. En af ledelsesopgaverne er at koordinere og delegere, og her er møder et fremragende ledelsesredskab. Møder kan sagtens være god ledelsestid, måske endda den vigtigste, fordi man kan have en dialog med medarbejderne, ramme mange på en gang, træffe beslutninger og koordinere,” siger Niels Henriksen. 

Svært at afvise

En af de offentlige ledere, der bruger rigtig meget tid i et mødelokale, er driftschef for Handicap, Psykiatri og Socialt udsatte, Cate Kristiansen fra Horsens Kommune. Hun vurderer, at hun i december måned i stor udstrækning har siddet i møde, fra hun er mødt ind om morgenen til en 17-18-tiden om aftenen. Hun har selv enkelte gange sagt nej til at deltage i møder, fordi hun vurderede, at det ikke var relevant for hende at deltage i dem.

”Når folk har inviteret en med til møde, kan det godt være en overvindelse at sige, ”jeg synes ikke, at jeg skal deltage” eller ”er det nødvendigt, jeg deltager”, for folk har selvfølgelig haft en eller anden mission med at invitere en,” siger Cate Kristiansen. 

Hun erkender, at det kan være svært altid at vurdere vigtigheden og indholdet af hvert enkelt møde, som hun bliver indkaldt til, selvom hun så vidt muligt forsøger at være opmærksom på, hvilke møder hun deltager i. 

”Det sker, at jeg bliver inviteret til et møde, jeg ikke ved, hvad handler om. Når jeg har travlt, accepterer jeg bare mødeindkaldelserne, men jeg prøver at huske at skrive tilbage, hvis der ikke er en agenda med for at få en sådan tilsendt, så jeg dermed kan vurdere, om jeg skal komme eller ej,” siger hun. 

Ifølge Cate Kristiansen kan der sagtens skæres nogle møder fra, men det kræver forberedelse, forberedelse og mere forberedelse fra alle mødedeltagere. 

”Man skal være meget skarp på, hvad man skal holde møde om, og så skal man møde op velforberedt og beslutningsklar. Hvis man er meget præcis på møderne, og alle har en ens opfattelse af, hvad der skal eksekveres imellem møderne, så skal man ikke mødes igen for at samle op,” siger hun. 

 

HR & uddannelse


Kommentarer

Du skal enten være logget ind, eller tilknyttet en IP-aftale for at kunne kommentere.

Tilmeld dig kommunen.dks nyhedsbrev

Cookie- og privatlivspolitik


Afmeld nyhedsbrevet

Pressenævnet
© Kommunen ApS 2017  |  CVR: 31 88 59 57