Store kommunale kontrakter i Aarhus Kommune er i flere år endt i hænderne på private leverandører uden om reglerne og uden konkurrence fra andre virksomheder.

Selv da kommunen i foråret 2017 blev klar over, at en leverandør havde modtaget millioner af kroner i strid med reglerne, valgte kommunen at fortsætte med at handle hos den samme virksomhed - uden udbud.

Det er sket på trods af både opstramninger af interne indkøbsregler og en løftet pegefinger til kommunens indkøbere, viser en række interne rapporter og opgørelser, som kommunen.dk har fået aktindsigt i.

I alt har de tre kommunale afdelinger Center for Administration og Ejendomme, Center for Byudvikling og Mobilitet samt AffaldVarme Aarhus i en årrække indgået ulovlige kontrakter til i alt 67,6 mio. kr. med 30 private leverandører.

Aarhus Kommune erkender regelbruddet, og hos affaldsselskabet AffaldVarme Aarhus, der har stået for langt hovedparten af de ulovlige indkøb, medgiver chef Bjarne Munk Jensen, at 'man burde måske være blevet opmærksom' på problemerne tidligere.

Kaldt til samtale
Udbudsrodet har blandt andet fået den kommunale topledelse til at pointere over for indkøberne, at udbudsreglerne skal overholdes. Pegefingeren blev løftet efter en større skandalesag i kommunens teknik- og miljøforvaltning, der i efteråret 2016 sendte chokbølger gennem byrådet.

Sagen, der bl.a. handlede om muligt misbrug af offentlige midler og vennetjenester, medførte, at forvaltningens øverste direktør blev fyret, ligesom en højtstående forvaltningschef blev bortvist og senere politianmeldt efter en mistanke om underslæb, bestikkelse og tjenesteforsømmelse.

Efterdønningerne har også ramt de øvrige afdelinger under Teknik og Miljø, herunder AffaldVarme Aarhus, der leverer fjernvarme og håndterer affaldet for borgere og virksomheder i Aarhus-området. Som en konsekvens af sagen har kommunens økonomiafdeling finkæmmet en lang række af affaldsselskabets indkøb, der blev foretaget i 2015 og 2016.

Og det var langt fra kun den afdeling, som den bortviste forvaltningschef stod i spidsen for, der havde problemer med at overholde reglerne om indkøb.

I den interne rapport fra økonomiafdelingen, som kommunen.dk har fået aktindsigt i, fremgår det, hvordan det har været nødvendigt at italesætte, at kommunale selskaber - som eksempelvis AffaldVarme Aarhus - er underlagt udbudslovgivning.

'På mødet blev der fortalt og pointeret, hvordan indkøbsaftaler fungerer i Aarhus Kommune,' fremgår det eksempelvis af rapporten om et møde den 23. november 2016 mellem selskabets fjernvarmechef, en controller og den daglige leder af Halmværkerne, der står for varmeforsyningen i Sabro, Harlev og Solbjerg.

Ingen overlevering
En gennemgang af AffaldVarme Aarhus' indkøb, som kommunen.dk har foretaget, viser, at selskabets ulovlige kontrakter sammenlagt løber op på mindst 51,7 mio. kr. i årene fra 2013 til og med 2018.

Der er blandt andet betalt for ammoniak, ventiler, smede, konsulenter og vognmænd uden udbud.

En af hovedårsagerne til selskabets brud på udbudsloven er tilsyneladende, at kommunen aldrig fik forklaret den daglige leder af Halmværkerne, hvordan udbudsreglerne fungerer, efter at kommunen i 2015 overtog selskabet, der består af i alt tre varmeværker.

'En af årsagerne (...) var dels, at halmvarmeværkerne inden overdragelsestidspunktet til Aarhus Kommune allerede havde indgået aftaler med andre leverandører, dels at den daglige leder ikke havde fået en ordentlig introduktion til de indkøbsregler, der gælder for Aarhus Kommune,' forklarer chefen hos AffaldVarme Aarhus, Bjarne Munk Jensen, i et skriftligt svar.

Men indkøbsproblemerne hører nu fortiden til, forsikrer Bjarne Munk Jensen.

'Dette blev rettet op, og i dag foretages indkøb/udbud/tilbudsindhentning til halmvarmeværkerne i samarbejde med Teknik og Miljøs centrale Indkøbsfunktion.'

Fortsatte ulovlige indkøb
Selvom AffaldVarme Aarhus siden rapportens udarbejdelse har 'rettet op' og nu køber ind hånd i hånd med forvaltningens centrale indkøbspersonale for at undgå at havne i nye problemer, har selskabet dog ikke formået at klippe navlestrengen til en af de leverandører, som har fået flest millioner uden om reglerne.

Af rapporten fremgår det, hvordan AffaldVarme Aarhus i 2015 betalte 4,6 mio. kr. til it-leverandøren Inspari uden konkurrenceudsættelse. Året efter lød betalingerne til Inspari på i alt 4,2 mio. kr.

Beløb, der langt overstiger tærskelværdierne for, hvornår AffaldVarme Aarhus burde have hentet tilbud hjem fra leverandører i hele Europa. Omsætningen til it-leverandøren 'bør konkurrenceudsættes,' konstateres det i rapporten.

Men aktindsigt i AffaldVarme Aarhus' omsætning til Inspari i de efterfølgende år viser, at den private it-leverandør har modtaget 3,9 mio. kr. i 2017 og 2,9 mio. kr. i 2018.

Ifølge svar fra Bjarne Munk Jensen har selskabet nemlig valgt først at udbyde de udbudspligtige opgaver omkring tre år efter rapportens konklusioner om regelbrud.

'Driftsaftalen med Inspari udløber ultimo 2019, hvorefter opgaven bliver konkurrenceudsat. Arbejdet med udarbejdelse af kravspecifikation pågår frem til sommer 2019,' skriver Bjarne Munk Jensen i et skriftligt svar til kommunen.dk.

Inspari har blandt andet fået pengene for leverance af elektronisk overvågning af affaldsselskabets rør og pumper, som kan fortælle AffaldVarme, hvornår det er tid til at skifte komponenter ud.

'Målepunkterne kan også fortælle om tilstanden i ventiler, og om der er for meget vand i en brønd – de slipper altså for at køre ud og tjekke,' skriver Inspari på firmaets hjemmeside om aftalen med den kommunale millionkunde.

Selvom Aarhus Kommune erkender regelbruddet - og har fortsat de ulovlige indkøb hos Inspari - har det ingen konsekvenser for AffaldVarme Aarhus, forklarer Steen Jensen, der er udbudsretseksperter og selvstændig rådgiver hos Steenjensen.com.

- Det er et hul i loven, der betyder, at der kun er konsekvenser ved at bryde loven på denne måde, hvis en konkurrent går til enten Sø- og Handelsretten eller Klagenævnet for Udbud. Men da AffaldVarme Aarhus ikke har lavet et udbud, men blot en direkte tildeling, så kan du som konkurrent ikke engang klage over tingene, fordi der ikke har været et udbud, siger Steen Jensen.

Steen Jensen forklarer, at det er problematisk, fordi de nuværende regler ikke giver et incitament til at udbyde indkøb, som helt åbenlyst er foretaget i strid med reglerne.

'Jeg behøver ikke selv tage ud'
Også affaldsselskabets kolleger hos Center for Byudvikling og Mobilitet (CBM) har fundet løsninger uden at indhente tilbud fra andre firmaer.

Afdelingen har blandt andet indgået en ulovlig kontrakt med leverandøren Jytas, der har adresse i Galten lidt uden for Aarhus. CBM har eksempelvis hyret firmaet til at udføre 'småvedligeholdelsesopgaver' og til leverance af to chaufførskure. I alt har virksomheden modtaget over 1 mio. kr. “uden for aftale” i 2015-2016.

Og ligesom kollegerne hos AffaldVarme Aarhus blev der i strid med reglerne ikke indhentet tilbud fra andre leverandører.

Men det er der en god forklaring på, mener CBM, der i en intern rapport fra januar 2017 har forklaret, at Jytas 'hurtigt kan sørge for holdbare løsninger'.

'Jeg behøver ikke selv tage ud og vise, hvad der skal laves, men kan bare forklare i telefonen. Det ville kræve noget mere af min tid, hvis jeg skulle sætte andre firmaer på,' lyder forklaringen om den ulovlige kontrakt.

Rådhus-tæpper til 393.000 kr.
Et andet sted i Aarhus' tekniske forvaltning, hvor der er blevet indgået aftaler i strid med udbudsreglerne, er i Center for Administration og Ejendomme (CAE).

Den kommunale afdeling, som ledes af Teknik og Miljøs økonomichef Michael Johansson, har i løbet af 2015 og 2016 handlet for 5,3 mio. kr. uden udbud, fremgår det af rapporten.

Der er blandt andet betalt for nye tæpper til rådhuset i Aarhus, renovering af bygninger og udskiftning af fuger ved vinduer.

Samtidig viser en række dokumenter, som kommunen.dk har fået aktindsigt i, at yderligere fem private leverandører har modtaget i alt 5,9 mio. kr. uden om reglerne fra 2014 til 2018.

Den største kontrakt er blevet indgået med virksomheden Århus & Omegns Tagpapdækning A/S, som i perioden har modtaget 3,1 mio. kr. uden udbud. Kommunens forklaring lyder, at 'der var på daværende tidspunkt ikke så stor fokus på indkøbsregler som i dag'.

'Der skulle indhentes underhåndsbud, idet der er tale om en bygge- og anlægsopgave under 3 mio. kr.,' erkender chefkonsulent Torben Steffensen.

I et forsøg på at sikre indkøb efter reglerne til konkurrencedygtige priser har Aarhus Kommune i en årrække haft et særligt internt regelsæt med en langt lavere tærskelværdi, end hvad udbudsreglerne normalt dikterer. Alle indkøb, som oversteg et samlet beløb på 300.000 kr., skulle konkurrenceudsættes.

Men efter at de interne rapporter viste omfattende udbudsproblemer, valgte kommunen i 2017 at droppe reglerne.

'Det gav simpelthen ikke længere mening at fastholde en særlig MTM (Magistraten for Teknik og Miljø, red.) retningslinje, når den nye udbudslov arbejder med en grænseværdi på 500.000 kr. for indkøb af vare- og tjenesteydelser, som ikke havde grænseoverskridende interesse,' oplyser Frands Vidstein Petersen, afdelingsleder i Teknik og Miljøs økonomi- og indkøbsafdeling.

Det har vist sig at være svært for kommunen at overholde de skærpede retningslinjer. Den tilsidesatte eksempelvis egne regler, da rådhuset skulle smukkeseres.

Den private tæppeleverandør Priebe A/S har ifølge Aarhus Kommune været det eneste firma i landet, der kunne levere 'skærmtæpper' til rådhuset og stå for 'renovering af tæppevæg'. Opgaven blev derfor ikke konkurrenceudsat - i stedet var det en af kommunens arkitekter, som valgte, at firmaet skulle levere tæpperne.

De nye tæpper til det Arne Jacobsen-tegnede og marmorbeklædte rådhus endte med at koste 393.000 kr.

'Opgaven havde været undervejs i lang tid, og der fandtes ikke andre herhjemme i DK, der kunne løfte opgaven med at fremstille det vævede stof efter de originale metoder og med det originale garn,' skriver CAE som forklaring.

Priebe A/S er dog siden gået konkurs, viser oplysninger fra cvr-registeret, hvor firmaet nu bærer navnet 'Aktieselskabet af 26. oktober 2017 i Fredericia.'

Har opsagt alle aftaler

Siden rapporten om CAE's indkøbspraksis lå klar i oktober 2017, har det vist sig, at i hvert faldt én ulovlig kontrakt er sluppet ubemærket igennem den interne kontrol.

Den lokale virksomhed Healthpartner v/Kris Mikkelsen, der leverer massage, zoneterapi, coaching og holdtræning, har således siden 2014 været en af CAE's faste leverandører, og brugen af firmaet, der har fået til opgave at stå for afdelingens sundhedsordning for medarbejderne, er steget i takt med årene.   

I 2014 modtog firmaet 542.145 kr. - uden udbud - for at levere ydelser til medarbejdernes sundhedsordning, som Aarhus Kommune betaler tilskud til. Året efter lød betalingerne på 701.550 kr., i 2016: 839.053 kr. og i 2017: 887.710 kr.

Sidste år løb aftalen med den lokale leverandør op på mere end 788.000 kr.

Ifølge økonomichef Michael Johansson opdager Aarhus Kommune 'af og til indkøb, som - hvis de puljes på tværs af organisationen - kan og bør konkurrenceudsættes'. En af de ulovlige kontrakter er aftalen med Healthpartner v/Kris Mikkelsen, som Aarhus Kommune nu har opsagt alle aftaler med.

'Indkøbt hver for sig har de ikke været i nærheden af tærskelværdier for konkurrenceudsættelse, men nu er alle aftaler blevet opsagt, og et udbud for Teknik og Miljø er iværksat,' forklarer Michael Johansson i et skriftligt svar, hvori han understreger, at der 'i hele organisationen' er 'stor opmærksomhed' på konkurrenceudsættelse.