Mere tid til kerneopgaven. Sådan lyder ræsonnementet bag tre kommuners beslutning om at sætte sig selv fri. Ud med alle egne dokumentationskrav, regler og administrative opgaver, der ikke har værdi for kerneopgaven. 

Det var under KV21 valgkampen, at det gik op for rådmand for sundhed og kultur i Aalborg Jes Lunde (R), hvor meget de kommunale regler fylder. FOA Nordjylland vurderede på nogle af de første valgmøder, at deres medlemmer i gennemsnit bruger en time om dagen på administrativt arbejde, mens BUPL Nordjylland mener, at deres medlemmer bruger 20-25 pct. af arbejdstiden på administrative opgaver. 

Omkring halvdelen af de regler, der dagligt stjæler tid fra kontakten med borgerne i fx ældreplejen og på dagpasningsområdet, er kommunens egne, lød vurderingen. 

Det gav rådmanden en ide: Hvorfor ikke vende bevisbyrden, så et dokumentationskrav, en regel eller en administrativ opgave kun får lov at bestå, hvis den har en særlig begrundelse i at skabe værdi for kerneopgaven?

Efter lidt politisk benarbejde kunne byrådet først på året vedtage Jes Lunde og De Radikales forslag om at ophæve kommunens interne regler senest 1. juli. I februar fulgte Hvidovre og Næstved Aalborgs eksempel. Senest 1. september sløjfer Næstved sine regler, og når året er omme, har Hvidovre droppet sine. 

Et spørgsmål om kontekst

Det lyder umiddelbart nemt nok at fjerne noget, der ikke skaber værdi, medgiver afdelingsleder i Familieafdelingen i Ikast-Brande, Lena Munk Troldborg. 
Men helt ligetil har det ikke været i praksis. Lena Munk Troldborg har haft en central rolle i kommunens arbejde som frikommune på familieområdet og har siden 2018 arbejdet med at konvertere tid fra dokumentation til kerneopgaven. 

Og det har ikke været nemt.

Regler og praksis er bygget op over mange år, og vurderingen af værdi for kerneopgaven levner plads til fortolkning.

- Alle regler er opstået ud fra forskellige rationaler, som i forskellige kontekster skaber værdi, siger Lena Munk Troldborg. 

- Det virker så simpelt, men det er meget komplekst, siger hun og advarer imod at undervurdere opgaven. 

Direktør for beskæftigelse, sundhed og ældre i Næstved, Jakob Bigum Lundberg, har én gang før stået i spidsen for en afbureaukratiseringsproces i kommunen. For fire år siden blev alle kommunens medarbejdere spurgt, om der var interne regler og procedurer, som kunne fjernes. Det gav lidt, men ikke nok til at overflødiggøre en ny omgang.

- Det lyder så let, at man bare kan afskaffe regler, men vi vil opdage, at der er mange interne regler, som er fagligt velbegrundede af hensyn til borgerne, siger direktøren. 

Alligevel kan der godt komme noget ud af forsøget.

- Jeg synes, det er en spændende tilgang til opgaven at vende processen på hovedet, og jeg tror også, at den kan frembringe nogle ting, som vi ikke så sidste gang, siger han. 

Meget af guldet ligger efter hans mening i at forenkle arbejdsgange. Så selv hvis en opgave efter fagudvalgets vurdering ender med at blive bevaret, kan det give mening at udføre den på en anden måde.

Kræver tydelig ledelse

Lena Munk Troldborg er ikke ude på at tage modet fra nogen, men peger på, at en “helt vildt tydelig og visionær ledelse” er helt central for at lykkes med ambitionen. 

- Visionen skal stå krystalklart. Der skal hele tiden sættes lys på, hvad det er, man vil opnå, siger hun.
Og så er der implementeringen. For hvis man bare river hele det gamle hus ned, fordi man er blevet enige om, at det er elendigt, hvilken dør skal man så gå ind ad mandagen efter?

- Vi blev ramt af det, vi skulle bygge op i stedet, siger hun. 

Det skal medarbejderne inddrages i og have hjælp til. Mange rutiner og arbejdsgange har ikke nødvendigvis sin rod i formaliserede regler. Hvis man fjerner opgaver og funktioner, som medarbejdere oplever stor tilfredshed ved at udføre, risikerer man at gøre medarbejderne identitetsløse eller forårsage et meningstab, påpeger Lena Munk Troldborg. Derfor er er det afgørende, at man inddrager dem og giver dem noget andet.