I 2016 klagede KL til justitsministeren over, at kommunerne brugte for mange ressourcer på at behandle anmodninger om aktindsigt efter offentlighedsloven. KL skrev blandt andet, at “kommunerne over for KL gentagne gange har tilkendegivet, at de oplever en kraftig vækst i antallet af aktindsigtsanmodninger”. 

Og sidste år var det Aalborg Kommune, der rejste kritik af de muligheder, offentlighedsloven giver borger og medier for at søge aktindsigt.

I et notat fra 21. oktober står der, at Aalborg Kommune hen over sommeren 2021 modtog en større mængde anmodninger om aktindsigter end normalt, men kommunen skriver i notatet: “Aalborg Kommune fører ikke statistik eller registrerer tidsforbrug på aktindsigtssager generelt. Det er derfor kun muligt at fastlægge et givent ressourceforbrug som et skøn.”

Undersøgelse

Hvor mange anmodninger om aktindsigt efter offentlighedsloven får kommunerne?

For at undersøge det har Kommunen.dk søgt aktindsigt i fem af landets største kommuner for at få oplyst, hvor mange anmodninger  om aktindsigt fra borgere og journalister kommunerne får årligt. Vi bad om tal for aktindsigtsanmodninger efter offentlighedsloven for hvert af årene 2018-2021 samt første kvartal i 2022.

Vi spurgte i Aarhus, Aalborg, Odense, Randers og Esbjerg kommuner. Resultatet var nedslående og vækker kritik hos landets førende ekspert i offentlighedsloven og aktindsigt, for kun en af de fem kommuner kan finde ud af, hvor tit der søges aktindsigt.

Dertil siger offentlighedsrådgiver Oluf Jørgensen:

- Offentlighedsloven kræver, at myndigheder skal sørge for, at hensyn til åbenhed i videst muligt omfang bliver varetaget ved valg, etablering og udvikling af it-løsninger, men de store kommuner har åbenbart fortsat væsentlige problemer.

Modpoler

Lad os begynde med undersøgelsens lyspunkt, Randers Kommune, som udleverede det ønskede materiale efter få dage.  Randers Kommune registrerer anmodninger om aktindsigt, så de let kan findes i de elektroniske systemer.

Modsat opgav Aarhus Kommune helt at finde relevante oplysninger. Vi fik ingen tal for den søgte periode, men tal fra to forskellige undersøgelser for en periode i 2016, og som viser to forskellige tal. 

Kommunen.dk klagede over afslaget til Ankestyrelsen, og Aarhus kommunes afslag blev kendt ugyldigt, og kommunen har efterfølgende udleveret nogle tal til os.

Sammenblanding

Midt mellem de to yderpunkter befinder Aalborg, Odense og Esbjerg kommuner sig. Her fik vi tal for den søgte periode, men ingen af de tre har registreret anmodninger om aktindsigt efter offentlighedsloven, så de kan findes i de elektroniske arkiver. Vi har derfor fået tal for både sager om aktindsigt efter offentlighedsloven og sager om aktindsigt efter forvaltningsloven.

Ydermere er de sammenblandede tal behæftet med flere usikkerheder. For eksempel oplyser Aalborg Kommune: “at der kan være oprettet flere sager pr. anmodning, at der kan være flere anmodninger pr. oprettet sag, og at der er tale om manuelle indtastninger, hvorfor der også kan være forekommet fejl-indtastninger.”

Odense Kommune oplyser ligeledes, at de udleverede tal dækker over en sammenblanding af tal for aktindsigter efter offentlighedsloven og efter forvaltningsloven. Odense skriver desuden: “Der knytter sig formentlig en vis usikkerhed omkring tallenes præcision.”  

Esbjerg Kommune har også sammenblandet tal for aktindsigt efter offentlighedsloven og efter forvaltningsloven. Og så skriver kommunen: “Oplysningerne er behæftet med flere forbehold. Der henvises til, at tallene kan omfatte anmodninger om aktindsigt efter både offentlighedsloven og forvaltningsloven. Der tages endvidere forbehold for anmodninger om aktindsigt, som ikke er oprettet som selvstændige sager eller er registreret i andre fagsystemer. Tallene er som følge heraf behæftet med en vis usikkerhed.”

Manglende overblik

Vores undersøgelse har altså afdækket, at fire af landets største kommuner enten har rod i papirerne eller benytter it-systemer, som ikke kan finde anmodninger om aktindsigt efter offentlighedsloven. 

Vi har forelagt landets førende ekspert i offentlighedsloven, cand.jur.  og offentlighedsrådgiver Oluf Jørgensen, resultaterne og bedt ham kommentere dem.

Og han er kritisk. Kommunerne har ikke overblik over, hvor mange af sagerne der behandles efter offentlighedsloven (eller miljøoplysningsloven), og hvor mange der handler om indsigt for parter efter forvaltningsloven.

- Det er to meget forskellige typer aktindsigt. Indsigt for parter efter forvaltningsloven omfatter fx personer, der har planer om at bygge eller er i gang, og naboer, der er interesserede i at følge med i kommunens behandling af en sag, der har betydning for deres eget liv eller deres virksomhed.

- Aktindsigt efter offentlighedsloven handler om at få offentlighed om samfundsforhold, som kommunen har ansvar for. Her vil journalister ofte være på banen, men det kan også være organisationer, der følger en sag.

Oluf Jørgensen henviser til, at offentlighedsloven kræver, at myndigheder skal sørge for, at hensyn til åbenhed i videst muligt omfang bliver varetaget ved valg, etablering og udvikling af it-løsninger (§1, stk. 2). Dette lovkrav har været gældende siden 1.1.2014, men de store kommuner har åbenbart fortsat væsentlige problemer.

Tidsspilde?

Han mener, at dårlige systemer, der ikke tager højde for krav til åbenhed, betyder unødvendigt tidsspilde for kommunerne og medvirker til, at aktindsigter trækker i langdrag.

- For kommunerne er det vigtigt, at it-systemerne til registrering og journalisering er indrettet, så det er nemt at finde sager. Når kommuner har svært ved at finde sager om aktindsigt efter offentlighedsloven, er det sikkert også svært at finde andre sager, der anmodes om aktindsigt i. Besværet med at finde sager, der skal gives aktindsigt i, må betyde tilsvarende besvær for  ansatte i kommunen, der har brug for oplysninger i deres sagsbehandling.

Forsimpling af kompleks verden

Oluf Jørgensens kritik afvises af kontorchef Freddy Falk, juridisk kontor i Aalborg Kommune:

- Han forsimpler en meget kompleks verden. Jeg er ikke enig i den følgeslutning. Vi svarer altid på anmodninger om aktindsigt inden for en rimelig tid, siger kontorchefen.

Han medgiver dog, at kommunen ikke har kunnet give et svar på Kommunen.dk’s anmodning om aktindsigt i dette tilfælde:

- Vi har ikke organiseret vores oplysninger, så vi kan lave det dataudtræk til dig, siger Freddy Falk.

Hvorfor har i ikke et system, som kan det?

- Det grundlæggende svar er, at vi har ikke et behov for at registrere antal af aktindsigter. Vi har ikke noget overblik over omfanget af aktindsigter.

Randers kan 

Aalborg Kommune har fundet 1.324 sager om aktindsigt i 2021, Odense 1.241, og Esbjerg 1.781. Alle tre kommuner blander sager om aktindsigt efter offentlighedsloven og efter forvaltningsloven og gør opmærksom på, at der kan være andre forbehold, så tallene er ikke præcist dækkende for antal sager om aktindsigt efter offentlighedsloven.

Aarhus Kommune oplyste i første omgang tal, som blev udarbejdet til brug for KL’s undersøgelse i 2016, og det var 509 aktindsigtssager i en afgrænset periode. En ny søgning i kommunens systemer for samme periode viser nu 321 aktindsigtssager. 

Efterfølgende har Ankestyrelsen pålagt Aarhus Kommune at lave samme type søgning som i Aalborg, Odense og Esbjerg. Og så har Aarhus oplyst, at der er fundet 1.850 sager i 2021. Som de andre kommuner oplyser Aarhus, at den blander  sager om aktindsigt efter offentlighedsloven og efter forvaltningsloven, og den gør opmærksom på, at der kan være andre forbehold, så tallene er ikke præcist dækkende for antal sager om aktindsigt efter offentlighedsloven

Som nævnt er Randers Kommune den eneste blandt de fem store, som nemt og præcist kan oplyse, hvor tit der søges om aktindsigt i kommunen efter offentlighedsloven.

Det var 170 gange i 2018, 138 gange i 2019, 161 gange i 2020,  204 gange sidste år, og 55 gange i første kvartal i år.

På den baggrund vurderer Oluf Jørgensen, at de sammenblandede tal fra Aalborg, Odense og Esbjerg Kommune, som altså dækker både aktindsigter efter offentlighedsloven og efter forvaltningsloven samt formentlig indeholder sager, som er talt med mere end en gang, langt fra er dækkende for det faktiske omfang af aktindsigter efter offentlighedsloven. :